Tisser les relations entre une bibliothèque interuniversitaire et ses universités cocontractantes

Tisser les relationsAssurer les relations entre la bibliothèque Sainte-Barbe et ses universités cocontractantes : une mission a priori naturelle. Une bibliothèque interuniversitaire (BIU) a vocation à définir et mettre en œuvre une politique documentaire qui soit apte à répondre aux besoins de la communauté universitaire – et qui peut mieux cerner les dits besoins que la communauté elle-même ? La convention portant création, organisation et fonctionnement de la bibliothèque Sainte-Barbe mentionne d’ailleurs parmi ses missions que « la bibliothèque Sainte-Barbe développe ses services et ses fonds pluridisciplinaires en fonction des orientations scientifiques données par les universités contractantes » (article I.3). Mais les préconisations des textes se heurtent à la réalité du terrain – en l’occurrence, la complexité du paysage documentaire universitaire parisien, et le statut des bibliothèques interuniversitaires.

Au service de la communauté universitaire

Une communication fluide et régulière entre une BIU et ses universités cocontractantes doit assurer la cohérence la plus parfaite possible entre des besoins documentaires et une politique d’acquisition. Elle a également pour vocation de garantir une visibilité suffisante de l’institution : pour que la bibliothèque, en tant qu’espace de travail et fournisseur de services et de ressources documentaires soit connue au mieux de son public, il importe que les universités, à travers leurs sites Internet et les autres canaux de communication qui sont à leur disposition, se fassent la vitrine de la bibliothèque. Il est donc ainsi question non seulement de mettre en place un réseau bibliographique – très simplement dans le principe, il s’agit de récolter les préconisations des enseignants et de les transmettre aux acquéreurs – mais aussi de faire une place à la bibliothèque dans les instances et événements qui structurent et rythment la vie universitaire, travail à mener en commun avec la cellule communication.

Affiner et actualiser l’offre documentaire

À la bibliothèque Sainte-Barbe, le poste de responsable des relations documentaires et pédagogiques avec les universités est nouvellement créé (septembre 2012). Ce profil de poste semble présent dans bien peu de BIU. Il implique des actions de relations publiques avec les multiples instances des universités cocontractantes, et parfois avec d’autres universités quand un besoin documentaire précis se fait sentir.

Afin d’initier à un premier niveau des relations entre la bibliothèque et les cocontractantes, trois étapes préalables sont nécessaires :

  • connaître l’organisation générales des services des universités (quels sont les UFR, y a-t-il un CEVU ou une DEVU ?), ainsi que l’organisation interne des services : qui est en contact avec les enseignants-chercheurs, quel rôle jouent la bibliothèque de section ou le secrétariat dans l’élaboration et la diffusion des brochures d’enseignement (dont l’élaboration reste le principal moment où sont communiquées les bibliographies), etc.
  • identifier des interlocuteurs au sein de chacune des universités cocontractantes – à savoir Paris 1, 2, 3 et 4 ; déterminer qui est apte et qualifié à devenir un correspondant pour la bibliothèque Sainte-Barbe ;
  • établir des outils de communication et un mode de gestion permettant d’élaborer progressivement un réseau puis d’entretenir des échanges fluides entre le milieu universitaire – au premier plan duquel les enseignants-chercheurs – et les acquéreurs de la bibliothèque ; l’objectif étant que les fonds offerts au public étudiant et au public enseignant soit en phase, en temps et en heure, avec les besoins des uns et les préconisations des autres.

Les acquéreurs disposent d’ores et déjà de procédures et d’outils performants pour assurer des acquisitions en accord avec les programmes des licences et des masters. Ils ont aussi bien sûr accès aux brochures d’enseignement aujourd’hui publiées en ligne par la plupart des UFR sur les sites internet des universités. Mais la bibliographie contenue dans les brochures est très souvent ajustée, renouvelée, détaillée, complétée, voire modifiée, lors du premier cours de l’année, d’ailleurs traditionnellement consacré intégralement… à la bibliographie. Ces brochures, vers lesquelles nous sommes bien souvent renvoyés, ne peuvent donc constituer à elles seules l’alpha et l’oméga de la bibliographie mise à disposition d’une BIU qui se veut proche des préoccupations concrètes de son public. Si la communication par les UFR des brochures d’enseignement peut par conséquent présenter un intérêt, c’est lorsqu’elle peut s’effectuer très en amont de la date de publication. Ainsi, une communication dès juin des versions non publiées des dites brochures, comme un UFR d’anglais a accepté de le faire l’année dernière, offre à l’acquéreur la possibilité de préparer sa sélection pour le mois de juillet. Les ouvrages ainsi commandés seront en rayon dès début septembre, ce qui permet à la fois un gain de temps important pour les étudiants et une répartition des commandes pour les acquéreurs.

Mais ce sont surtout les conseils bibliographiques « hors brochures » qui présentent le plus d’intérêt. C’est à la prise en compte de ces références bibliographiques que les enseignants-chercheurs délivrent en cours de semestre à leurs étudiants, ou encore aux ressources auxquelles ils se réfèrent oralement sans qu’elles soient mentionnées explicitement dans un support officiel, que l’on peut mesurer le niveau d’imbrication entre la communauté universitaire et les bibliothèques. Or bien que minoritaires en nombre, ces références revêtent une importance certaine pour les étudiants – d’autant plus qu’il s’agit souvent d’éditions ou de périodiques coûteux ou rares, qu’ils ne peuvent envisager de se procurer.

Un exemple illustrera les nécessités d’un accès à une information bibliographique de terrain, et non seulement théorique. Un enseignant-chercheur de l’une des universités cocontractantes, maître de conférences en études théâtrales, averti en mars de la possibilité de déposer auprès des acquéreurs concernés de la bibliothèque Sainte-Barbe des demandes d’acquisition, nous fait part des œuvres qu’il a mis au programme pour le second semestre ; comme il le dit lui-même : « Comme tous les étudiants ne pourront pas acheter [les quatre pièces de théâtre au programme], ce serait appréciable s’ils pouvaient être sûrs de les trouver à la bibliothèque Sainte-Barbe ». Le mail reçu, il est aussitôt transmis, et les acquéreurs traitent rapidement la demande. Cela inclut plusieurs étapes : commande, reliure, catalogage…

Les œuvres en question ne figuraient nulle part sur les brochures d’enseignement, élaborées dès le mois de juin par les UFR à partir des programmes des enseignants-chercheurs, ni en ligne sur la page de l’UFR : les acquéreurs n’avaient donc aucun moyen d’avoir connaissance de ce programme du second semestre. Par ailleurs, ces pièces de théâtre, pour la plupart des nouveautés, ne pouvaient être achetées d’occasion, et auraient représenté un budget conséquent pour les étudiants. Il était donc fort utile que la BIU jouât ici son rôle de support documentaire. Les contraintes du processus d’acquisition font cependant qu’un délai incompressible est nécessaire du moment de la commande à celui de la mise en rayon : de ce fait la demande faite fin mars ne put déboucher sur la mise à disposition des ouvrages dans le semestre. Ces contraintes, dont seul le milieu documentaire peut avoir réellement conscience, et qui doivent être explicitées au milieu enseignant afin qu’eux-mêmes puissent s’organiser en conséquence, impliquent une anticipation – et donc des liens constants avec les enseignants, en personne ou représentés par une instance intermédiaire.

Répondre à tous les besoins

Une autre nécessité : celle de répondre à tous les besoins documentaires, y compris ceux de filières minoritaires ou peu visibles, telles les options rares, ou encore les cours assurés dans des cursus nouvellement créés et encore mal balisés sur le plan documentaire. Dans plusieurs cas, il s’est avéré que la gestion administrative et pédagogique des cursus dont la scolarité est assurée par deux universités distinctes pose de multiples problèmes organisationnels – au premier chef, la difficulté à identifier un interlocuteur unique en charge des divers aspects de la formation. Par voie de conséquence, des DIU, partagés entre Paris 5 et Paris 3, se voient privés de coordination documentaire – et donc de représentation dans l’espace de la bibliothèque, que ce soit en terme d’acquisitions ciblées, de visibilité des ouvrages en rayon, ou encore de valorisation des collections. La prise de contact peut s’avérer longue et peu fructueuse ; elle doit cependant être poursuivie, afin que les étudiants de ces filières puissent avoir accès à la documentation nécessaire à leurs études. Le problème est particulièrement crucial pour les bi-formations, pour lesquelles il est nécessaire d’acquérir dans des domaines multiples (médecine, humanités, sociologie…). Une politique d’acquisitions cohérente centrée sur les besoins d’un cursus particulier permettrait pourtant de proposer une offre ciblée que les étudiants n’auront plus à aller chercher en de multiples centres de documentation et bibliothèques.

Promouvoir l’institution

La suite logique de cette démarche est d’assurer la promotion de l’offre documentaire de l’institution auprès de son public étudiant. Le paysage documentaire universitaire parisien est des plus complexes à appréhender pour les étudiants, en particulier pour les primo-arrivants à l’université. Il est nécessaire d’informer les étudiants sur les services et les ressources de la bibliothèque, sans oublier les ressources électroniques, souvent méconnues. Participer à des journées portes ouvertes, proposer des visites ou des présentations des ressources aux étudiants de L1, aux étudiants Erasmus, ou encore aux étudiants des hypokhâgnes, bien peu aguerris aux techniques de la recherche documentaire, toutes démarches, en cours ou en projet, qui participent de l’une des missions principales de la bibliothèque : la réussite des étudiants de premier cycle. Mission qui n’est pas étrangère aux objectifs nationaux de réussite en licence, tant il paraît peu souhaitable de dissocier les objectifs pédagogiques des universités et ceux des BIU dont la vocation dépasse toujours la simple mise à disposition de la documentation.

De façon complémentaire, des actions doivent être menées auprès des enseignants-chercheurs, afin parfois de leur faire découvrir la bibliothèque, encore peu ou mal connue, et le plus souvent d’en préciser le fonctionnement et les besoins, de mettre en avant les spécificités de l’établissement, et d’encourager une coopération bibliographique qui soit féconde pour les deux parties. Contacts par mails, réunions, visites, tissent progressivement des liens, bien que trop disparates, avec les universitaires.

Trouver sa place

L’originalité de la mission apparaît justement lors de ces prises de contact avec les enseignants-chercheurs. Il reste fort rare que des requêtes de cette nature leur soient soumises – hors demande des bibliographies de cours par les secrétariats, qui les centralisent afin d’élaborer les brochures d’enseignement. Le statut des bibliothèques interuniversitaires crée de plus par nature une distance que n’ont pas à surmonter les bibliothèques de section ou les bibliothèques universitaires. Il est ainsi nécessaire d’établir sa propre légitimité auprès du corps enseignant, en exposant les avantages d’une coopération suivie et active y compris pour des établissements avec lesquels il n’a que peu de rapports de nature pédagogique ou documentaire, quand il est naturel que les autres bibliothèques universitaires reçoivent et traitent ses besoins bibliographiques.

Les difficultés cependant tiennent autant à l’aspect inhabituel de la mission, ou au caractère aléatoire de coopérations nécessairement soumises au temps limité que chacun peut consacrer à ce qui représente une tâche supplémentaire, qu’à l’organisation interne des services universitaires. De fait, bien peu d’UFR ou de départements ont instauré une organisation permettant de centraliser les recommandations bibliographiques des enseignants ; la plupart du temps, personne n’est en charge d’une telle fonction. Les bibliothèques de section, qui constituent un interlocuteur privilégié puisqu’elles sont en contact direct et quotidien avec de nombreux enseignants-chercheurs, se heurtent ainsi elles-mêmes à une communication faible et aléatoire dans le domaine. Du terrain pédagogique aux acquéreurs de la BIU, les obstacles sont ainsi nombreux à une transmission directe et rapide des besoins documentaires.

Une réponse institutionnelle

Au fur et à mesure des contacts établis et des réunions organisées avec les secrétariats d’UFR qui collectent et éditent les bibliographies, avec les responsables des bibliothèques de section en contact permanent avec les enseignants, lesquels leur confient occasionnellement des demandes d’achat, et avec certains maîtres de conférences ou professeurs représentants de leur UFR ou département, un double constat s’est donc imposé.

D’une part, il n’est pas envisageable de fonder des échanges féconds et réguliers en s’appuyant uniquement sur les bonnes volontés – qui furent assez nombreuses à se manifester. Des aléas, tels un changement d’affectation, conduisent à tarir la source d’information sans remède autre qu’une nouvelle démarche, longue et sans garanties.

D’autre part, aucune organisation n’existe pour demander, rassembler et transmettre les orientations bibliographies des enseignants. De ce fait, en fonction de la configuration propre à chaque UFR, le contact doit être établi soit directement avec l’enseignant, soit avec le secrétariat, soit encore avec le bibliothécaire de section. À cette disparité de nature, qui peut porter à confusion, s’ajoute une discontinuité : certains UFR communiquent beaucoup, d’autres très peu, et de ce fait, certaines disciplines sont nettement plus documentées que d’autres.

Comment remédier à cet état de fait ? Il semble que seule une réponse institutionnelle soit à même de structurer fortement un circuit de l’information fluide et efficace. Certaines universités, au fait des enjeux de la documentation pour la réussite des étudiants, ont mandaté des chargés de mission pour établir progressivement au sein de chacune de leurs UFR des correspondants attitrés, qui auraient pour mission de faire remonter de la communauté des enseignants à celle des acquéreurs les demandes d’acquisitions. Projets en cours, dont on espère fortement la réussite, et dont tireront bénéfice les collections des bibliothèques associées, des BU et des BIU. Dans l’attente d’un tel réseau, qui ne serait utopique qu’en l’absence d’une volonté politique de lier toujours plus fortement les universités et leurs centres documentaires de tous statuts, il s’agit de poursuivre les relations avec les différents interlocuteurs universitaires, d’être au fait de la vie culturelle et éditoriale des cocontractantes, et de mettre en place au niveau même de la BIU des outils de communication qui soient aptes à faciliter et encourager les échanges.

À ce dernier titre, le recours à des outils 2.0 paraît s’imposer, compte-tenu des habitudes des étudiants et de l’évolution de celles des enseignants. Envoi régulier d’une lettre d’information, entre autres par les canaux des listes de diffusion des universités, mise à disposition des étudiants et des enseignants d’une page internet permettant de fournir les références bibliographiques demandés par un professeur (à défaut d’une application dédiée), dispositif de communication entre la BIU et les étudiants via les ENT, les pistes susceptibles de redoubler et consolider les démarches actives de l’usager envers la bibliothèque sont nombreuses. Elles engagent à poursuivre la réflexion sur un enjeu majeur pour les BIU, dont la visibilité et l’offre doivent s’appuyer sur la diversité des formations sans être empêchées par l’enchevêtrement institutionnel.


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