Le désherbage des monographies imprimées

Désherbage_monographiesLa politique de désherbage est un point stratégique d’importance pour la bibliothèque Sainte-Barbe. Offrant toutes ses collections en libre accès et ne bénéficiant d’aucun magasin de stockage, l’établissement ne peut renouveler ses collections qu’en articulant sa politique d’acquisitions avec sa politique d’élimination.

Depuis son ouverture au public en mars 2009, ses collections de monographies se sont régulièrement accrues, passant de 130 000 volumes en 2009 à plus de 148 000 au 31 décembre 2013. Les opérations de désherbage ont commencé dès l’ouverture de la bibliothèque mais n’ont réellement pris de l’ampleur qu’en 2010, pour concerner chaque année plusieurs milliers de volumes : 7 600 en 2010, 4 300 en 2011, 4 800 en 2012 et 7 000 en 2013.

Indicateurs suivis (en relation avec le désherbage) :

  • Taux d’acquisition : rapport entre le nombre de volumes acquis et le nombre total de volumes du fonds.
  • Taux de désherbage : rapport entre le nombre de volumes désherbés et le nombre total de volumes du fonds.
  • Taux d’accroissement annuel = (valeur finale – valeur initiale) / valeur initiale. i.e Taux d’accroissement année A = (nombre total de volumes au 31 décembre de l’année A – nombre total de volumes au 31 décembre de l’année A-1) / nombre total de volumes de l’année A-1.

tableau-désherbage

On constate que, malgré l’activité régulière de désherbage menée au cours des quatre dernières années, les taux d’acquisition restent supérieurs aux taux de désherbage et qu’en conséquence les taux d’accroissement demeurent supérieurs à zéro, signalant que les collections continuent à s’accroître alors que les espaces disponibles de la bibliothèque arrivent désormais à saturation. Le désherbage est donc un enjeu crucial de développement. Pour 2014, un objectif de croissance nulle a été fixé : pour un ouvrage acheté, un ouvrage doit être désherbé, avec un minimum impératif de 8 000 volumes retirés des étagères à la fin de l’année.

On peut distinguer deux types de désherbages, ceux effectués au fil de l’eau tout au long de l’année et qui peuvent toucher de quelques dizaines à plusieurs centaines volumes et les désherbages systématiques dits « de masse », opérations ponctuelles pouvant concerner plusieurs milliers d’ouvrages d’un même fonds. Ces derniers sont programmés et effectués en fin ou en début d’année civile (après la fermeture des crédits, ou avant leur ouverture), pendant l’été en période d’ouverture restreinte, ou lorsque la bibliothèque est fermée au public. Les ouvrages listés sur la base des requêtes programmées dans le SIGB sont retirés des rayons et entrent dans le circuit du désherbage. Les opérations de traitement matériel peuvent s’étaler sur plusieurs mois, en fonction de la volumétrie, du temps disponible de chacun et de la destination des ouvrages.

Désherber est plus difficile qu’acquérir

Chaque responsable de collection est responsable du désherbage du ou des secteurs d’acquisition qu’il gère. Une formation interne au désherbage a été dispensée aux nouveaux arrivants lors de la rentrée 2013, elle sera étendue à l’ensemble des responsables de collection prochainement.

Les critères

Concernant le choix des ouvrages à retirer, une fiche pratique a été mise au point par un groupe de travail dès 2009-2010 recensant les critères de désherbage : critères éditoriaux, de forme, de fonds, de prêts… Le critère de désherbage le plus couramment utilisé est celui de l’usage : « l’utilisation du nombre d’années écoulées depuis le dernier prêt comme unique variable donne des résultats étonnamment bons »1. Le contexte est celui d’une bibliothèque de prêt dont la totalité des fonds est en libre accès2.

S’il est également assez facile de déterminer des critères de désherbage lorsque les taux de rotation3 et de fonds actif4 d’un fonds sont étroitement corrélés à l’âge des documents empruntés (gestion, droit, informatique, etc.) il devient en revanche beaucoup plus difficile d’élaborer des critères de désherbage de fonds qui ne se périment pas, ou très lentement (littératures, histoire, religion, arts, philosophie, etc.) Sur la seule base de l’usage, doit-on éliminer tel classique de l’histoire ou de la littérature délaissé par les étudiants car momentanément retiré des programmes, mais qui y sera à nouveau d’ici quelques mois ou années ? Dans les bibliothèques universitaires la prescription crée la consommation. Garder a un coût, éliminer aussi…

Chaque acquéreur peut en outre fixer des critères de désherbage ponctuels, propres à un fonds particulier ou à une partie de ce fonds. Par exemple : retrait de l’ensemble des ouvrages de préparation aux concours en sciences de l’éducation suite à un changement des programmes de ces concours.

Les procédures

Une fois retirés des rayons, les ouvrages sont en premier lieu examinés par l’acquéreur qui décidera de leur retrait définitif, ou de leur retour en rayons lorsque leur retrait porterait atteinte, par exemple, à la cohérence intellectuelle du fonds. Ils sont ensuite traités en suivant les procédures exposées ci-après. Nombreuses et complexes, elles contribuent à rendre le désherbage plus long et plus difficile à mettre en œuvre que les acquisitions.

Divers articles dans l’intranet sont à disposition des responsables de collection, détaillant les procédures successives :

  • Mises à jour dans le Sudoc ou délocalisation, si c’est le dernier exemplaire possédé.
  • Changement du statut de l’ouvrage dans le SIGB Aleph avec attribution d’un statut « Désherbé » et d’un premier destinataire5.
  • Dans le même temps, la cause du désherbage est également renseignée dans le SIGB, ces causes sont en fait les critères « objectifs » retenus par l’établissement :
    • remplacement d’une ancienne édition ;
    • prêt insuffisant ;
    • contenu périmé ;
    • contenu incohérent (par rapport à la charte documentaire validée pour le fonds) ;
    • nombre d’exemplaires trop important (également par rapport à la charte documentaire) ;
    • ouvrage abîmé.
  • Une estampille « Retiré des collections » est appliquée sur la page de titre.
  • La puce RFID est désactivée.

Le paramétrage du SIGB Aleph6 est d’une aide précieuse : en listant en clair les critères de désherbage validés par l’établissement, il les objective et facilite ainsi la tâche.

À ce stade, l’ouvrage a disparu du catalogue public de la bibliothèque7 et il est prêt pour être entreposé dans un lieu de stockage temporaire.

Une gestion de fonds atypique

À l’issue des procédures décrites plus haut, les ouvrages désherbés constituent en eux-mêmes un fonds de la bibliothèque, fonds éphémère dont la volumétrie est soumise à des variations aussi extrêmes que rapides et qui réclame une gestion rigoureuse. En attendant de trouver preneur, les volumes entreposés conservent leur classement par fonds et par cotes. À ce stade, la cause du désherbage est renseignée définitivement, en revanche le destinataire va changer.

Une première liste est émise et proposée : le choix sur listes est systématiquement privilégié, notamment pour les dons aux associations qui supportent les coûts du tri et du transport8. Une seconde liste est ensuite éditée, qui reprend la première, moins les ouvrages déjà sélectionnés. Les ouvrages de cette seconde liste sont proposés à un deuxième destinataire qui lui aussi procédera à une sélection. Ce filtrage en entonnoir se répétera jusqu’à épuisement complet de la liste des ouvrages disponibles (dans l’idéal).

La gestion de ces listes ne peut techniquement être effectuée avec le SIGB. Outre le tableur Excel, c’est le gestionnaire de bases de données Access qui est utilisé à la bibliothèque Sainte-Barbe à la fois pour éditer ces listes successives et pour traiter une partie des données statistiques annuelles concernant le désherbage.

Chaque ouvrage désherbé subit par ailleurs d’autres sélections. Lors du retrait des rayons, l’état physique du document est contrôlé. S’il est trop abîmé, il ne sera pas proposé en don, non plus que les ouvrages qui ont été désherbés pour cause de contenus périmés. Tous ces ouvrages partiront directement au pilon. Un second contrôle de l’état matériel du document est effectué lors du retrait des ouvrages sélectionnés par la personne en charge de la gestion des collections.

Les ouvrages sont ensuite emballés soigneusement. En particulier lorsque les volumétries sont importantes, on veille à bien remplir les cartons et à bien caler les volumes. Les enlèvements sont à la charge des destinataires, cette dernière étape implique donc prises de rendez-vous et stockage plus ou moins prolongé des cartons en fonction des moyens logistiques des destinataires, lesquels peuvent être fort modestes et reposer sur du bénévolat.

Les destinataires

En raison même de la volumétrie importante du désherbage, priorité a été donnée au développement de partenariats avec d’autres bibliothèques ou avec des associations, afin d’éviter le pilon le plus possible. Ce choix est politique : bien qu’il rajoute de la complexité au circuit du désherbage et accentue son côté chronophage, il permet de continuer à rendre disponibles des ouvrages achetés sur les fonds publics et qui, suite aux divers filtres décrits ci-dessus, sont tous en bon état. Les résultats sont au rendez-vous : la plupart des ouvrages qui quittent les rayonnages de la bibliothèque Sainte-Barbe retrouvent une seconde vie : seulement 32 % des monographies désherbées en 2012 ont été envoyés au pilon et 38 % en 2013, ouvrages abîmés et périmés inclus.

Les collections de la bibliothèque Sainte-Barbe ne comptant pas de documents patrimoniaux relevant du domaine public, aucune procédure juridique particulière n’est requise préalablement aux opérations de désherbage.

La cession gratuite des collections de l’État et de ses établissements publics relevant du domaine privé est encadrée par le Code général de la propriété des personnes publiques (CGP3) qui les interdit… mais accorde deux dérogations sous certaines conditions. « 2° Les cessions de biens meubles dont la valeur unitaire n’excède pas un plafond fixé comme il est dit au 1° à des associations relevant de la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association visées au 1 b de l’article 238 bis du Code général des impôts et dont les ressources sont affectées à des œuvres d’assistance, notamment à la redistribution gratuite de biens meubles aux personnes les plus défavorisées. Ces associations ne peuvent procéder à la cession, à titre onéreux, des biens ainsi alloués à peine d’être exclues définitivement du bénéfice des présentes mesures »9.

Pour les dons aux collectivités publiques il est possible de se référer au guide pratique du CGP310 qui indique que la « jurisprudence actuelle semble admettre la possibilité pour des personnes publiques de céder des biens à titre gratuit, ou à un prix inférieur à leur valeur, lorsque cette cession est justifiée par des motifs d’intérêt général ». Les cessions s’effectuent avec envoi systématique des listes des documents donnés répertoriant : titres, auteurs, ISBN, années d’édition et numéros de code-barres. La bibliothèque conserve la trace de tous les documents dont elle s’est défaite et de leurs destinataires respectifs.

Dons à des collectivités publiques

La bibliothèque Sainte-Barbe travaille avec :

  • Les bibliothèques des universités cocontractantes : Paris 1 Panthéon-Sorbonne, Paris 2 Panthéon-Assas, Sorbonne Nouvelle-Paris 3 et Paris-Sorbonne-Paris 4.
  • Les bibliothèques voisines du Quartier latin : bibliothèque Sainte-Geneviève, bibliothèques des lycées pour les classes préparatoires aux grandes écoles (Louis-Le-Grand, Henri IV, Fénelon…).

On retrouve tout naturellement les institutions, souvent proches, d’où proviennent la majorité des lecteurs de la bibliothèque.

Les interlocuteurs peuvent sélectionner sur listes, voire se déplacer à la bibliothèque pour choisir sur rayons. Ce dernier mode de choix est privilégié pour les volumétries modestes, chaque fois que la proximité géographique le permet.

La bibliothèque Sainte-Barbe travaille également avec les CADIST : lors des désherbages systématiques de droit par exemple, des listes sont proposées à la bibliothèque interuniversitaire Cujas.

Dons à des associations

Une convention standard simple sert de cadre de travail avec les interlocuteurs associatifs de la bibliothèque. La signature systématique d’une convention permet d’apporter un cadre juridique clair et des garanties aux deux parties.

Dès 2010 une première convention a été signée avec Bibliothèque Sans Frontières, une deuxième a suivi fin 2012 avec Le Bouquin Volant, une troisième vient d’être signée en janvier 2014 avec l’association l’École sous l’Arbre Humanitaire. Ces trois associations ont reçu 46 % des ouvrages désherbés en 2013.

  • Bibliothèques Sans Frontières11 reçoit des ouvrages et des numéros de revues, sa politique documentaire est clairement affichée sur son site (rubrique « Guide du don de livres ») ; l’association s’implique dans la création de bibliothèques, la professionnalisation des filières du livre, la dotation en livres et l’appui au développement de l’informatisation et des bibliothèques numériques.
  • Le Bouquin Volant12 a pour vocation de faciliter la pratique de la langue française et de lutter contre l’illettrisme en diffusant gratuitement des livres à l’étranger auprès de bibliothèques et d’établissements scolaires. L’association soutient en particulier des programmes de promotion de la francophonie et de la culture française.
  • L’École sous l’Arbre Humanitaire13 s’est donné pour mission de faciliter l’accès aux livres et à la lecture dans les pays d’Afrique francophone ; l’association travaille auprès des enfants et des adultes, avec une vocation pédagogique et d’enseignement marquée.

Quelles statistiques ? Pour qui ?

Les données recueillies par l’ESGBU concernant le désherbage sont succinctes : on peut consulter sur le site de l’ASIBU le nombre de volumes désherbés par an.

Au chapitre désherbage du rapport d’activité annuel de la bibliothèque Sainte-Barbe, on retrouve, outre ce chiffre et sa mise en rapport avec le nombre de volumes acquis et le nombre total de volumes de l’établissement :

  • La répartition des ouvrages désherbés par destinataires14 :
    • don à Bibliothèques Sans Frontières
    • don au Bouquin Volant
    • don à l’École sous l’Arbre Humanitaire
    • don Autres : sous cet intitulé sont regroupés les dons aux collectivités publiques
    • pilon
  • La répartition des ouvrages désherbés par critères15 :
    • remplacement d’une ancienne édition
    • prêt insuffisant
    • contenu périmé
    • contenu incohérent
    • nombre d’exemplaires trop important
    • ouvrage abîmé

La première cause de désherbage a été, en 2012, le nombre trop important d’exemplaires et, en 2013, le nombre insuffisant de prêts. Les collections de la bibliothèque ont été constituées avant son ouverture et la charte documentaire de l’établissement prévoit un examen régulier de leurs usages. D’une année à l’autre, les priorités de désherbage peuvent donc significativement varier.

La deuxième cause de désherbage en 2013 a été le remplacement d’éditions anciennes : un quart des ouvrages a été éliminé en un an suite au remplacement des anciennes éditions par de nouvelles.  Un quart du budget des acquisitions a été utilisé pour le remplacement des titres de la collection et non pour l’achat de nouveaux titres. On voit là à quel point l’activité d’acquisition dépend étroitement de celle de désherbage, la maîtrise conjointe des deux permettant le renouvellement des collections, l’objectif ultime étant naturellement la qualité du service offert au public.

Le taux d’ouvrages abîmés de 2% (que l’on peut mettre en correspondance avec celui des documents volés ou détériorés par les usagers16 ainsi qu’avec les chiffres des documents manquants lors du récolement annuel) reste tout à fait modeste, ce qui n’est pas étonnant dans une bibliothèque ouverte depuis peu au public. Il devrait augmenter à l’avenir. Le nombre d’ouvrages traités par l’atelier des petites réparations a en effet subi une croissance significative, passant de 134 ouvrages par an en 2010 à plus de 430 en 2013.

En interne, les données statistiques permettant la gestion et le pilotage du désherbage sont déclinées, par fonds d’abord, puis en fonction des tranches de cotes que les responsables de collection estiment pertinentes. Ces tranches de cotes sont des regroupements d’indices Dewey : ainsi, dans le fonds d’art tous les indices de 709.31 à 709.9 sont regroupés dans la tranche de cote « Histoire de l’art par civilisation et par pays ». C’est à ce niveau de granularité que les responsables de collection disposent de l’ensemble des statistiques chiffrées de leurs fonds : nombre d’ouvrages désherbés, causes du désherbage, mais aussi taux de rotation, taux de fonds actif, etc.

L’évaluation des opérations de désherbages systématiques se fait à la lumière du taux de rotation et du taux de fonds actif qui leur font suite. Pour évaluer les opérations au fil de l’eau, on s’attache davantage à la stabilité volumétrique du fonds et à la bonne adéquation de l’âge médian des collections empruntées par rapport à celui des collections empruntables.


Le désherbage à la bibliothèque Sainte-Barbe est inévitable, matériellement parlant : entièrement en libre accès, sans magasin de stockage, sans mission de conservation et se fixant pour objectif de renouveler fréquemment ses collections, l’établissement n’a d’autre choix que celui de l’élimination.

Les critères et le circuit du désherbage sont, eux, le reflet d’une conception revendiquée : aussi déterminante que les acquisitions dans la gestion d’un fonds, l’élimination des exemplaires s’opère avec la même exigence que leur achat. A priori moins satisfaisant pour l’esprit que la sélection, l’achat et le catalogage, le désherbage gagne ses lettres de noblesse lorsqu’il est conçu comme partie intégrante de la vie des collections, comme le moyen de donner une deuxième vie aux ouvrages qui n’ont plus leur utilité dans les murs de la bibliothèque et comme le garant de la qualité du service rendu aux étudiants.

Sur le même sujet, voir aussi : le désherbage des périodiques imprimés.

Bibliographie

DEAGE, Marie, Désherber en bibliothèque : Fiche pratique [en ligne], ENSSIB, 2009.

France, Code général de la propriété des personnes publiques, Légifrance [en ligne], [2007-2008].

GAUDET Françoise et LIEBER Claudine, Désherber en bibliothèque: manuel pratique de révision des collections, Paris : Éd. du Cercle de la librairie, 2013. ISBN : 9782765413813.

RICHTER Noë, « Le Désherbage », Bulletin des bibliothèques de France [en ligne], n° 1, 1987.

SORBARA Jean-Gabriel, « De quelques conséquences du Code général de la propriété des personnes publiques sur la gestion des collections », Bulletin des Bibliothèques de France [en ligne], n°1, 2009.

  1. Fussler (H.H.) et Simon (J.L.), Patterns in the use of books in large research libraries, Univ. of Chicago Press, 1969. []
  2. La bibliothèque Sainte-Barbe se rapproche en cela d’un autre établissement parisien, la BPI (Bibliothèque Publique d’Information) avec qui elle partage les mêmes contraintes et une partie de son public. []
  3. Taux de rotation : nombre de prêts/nombre de volumes empruntables. []
  4. Taux de fonds actif : nombre de volumes empruntés/nombre de volumes empruntables. []
  5. Un premier destinataire possible est attribué par l’acquéreur après discussion avec la  personne en charge de la gestion des collections. Par exemple, s’il s’agit d’un désherbage de masse, est-il pertinent d’en envoyer une liste au CADIST ? []
  6. Aleph est doté d’un module statistique ARC, extension payante permettant l’édition de listes et de données. []
  7. Mais pas du SIGB où sera conservé l’historique des exemplaires désherbés et d’où l’on extraira les données chiffrées nécessaires aux statistiques. []
  8. Une association peut aussi lancer un appel aux bibliothèques partenaires, ainsi Bibliothèques sans Frontières en 2010, pour Haïti. []
  9. Cf. article L3212-2 du Code général de la propriété des personnes publiques. Voir aussi l’article A115-1 du Code du domaine de l’État. []
  10. Guide pratique du CGP3, chap. III, section 2, titre II. Les cessions à titre gratuit. []
  11. http://www.bibliosansfrontieres.org/ []
  12. http://www.lebouquinvolant.com/ []
  13. http://www.ecolesouslarbre.org/ []
  14. Chiffres globaux et déclinés par fonds disciplinaires. []
  15. Chiffres globaux et déclinés par fonds disciplinaires. []
  16. Les documents dits ‘Détériorés par les usagers’ sont des documents abîmés accidentellement dont les usagers assurent le remplacement ou le remboursement. []

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