La lettre

La lettre d’information électronique, arrivant à périodes fixes dans la boîte mail de ses destinataires, est l’un des moyens à la disposition des bibliothèques pour toucher leur public. Décriée par les uns pour son insuffisante modernité – n’est-elle pas un succédané informatique de la traditionnelle missive de papier ? – , par d’autres pour la pesanteur qui lui est parfois associée, ou encore pour ses taux d’ouverture souvent bas, la « newsletter » demeure cependant un média sans équivalent. Quand un message Twitter ou Facebook, dans son immédiateté, vise à proposer une information ponctuelle, en lien avec une actualité opérationnelle (message de service, événement ou manifestation, information sur une acquisition récente), la lettre d’information s’inscrit dans une durée plus longue. Quand un message bref n’a pas vocation à être conservé, relu, archivé, la succession des lettres d’information crée au contraire une continuité apte à véhiculer une image construite de l’établissement. Une lettre d’information permet également de proposer des textes plus longs que ceux des réseaux sociaux, et offre donc un mode de lecture différent. L’information peut ainsi être développée et structurée pour démontrer par exemple la cohérence des acquisitions dans tel ou tel fonds, présenter des services ou des ressources en ligne, etc.

Pourquoi une lettre d’information en bibliothèque interuniversitaire ?

C’est en cherchant à enrichir et développer les relations entre la bibliothèque Sainte-Barbe et son environnement universitaire que le besoin d’une telle modalité de communication est apparu1 – très précisément à la rentrée 2012, lors d’une réunion dans l’un des départements d’une université cocontractante. La demande adressée aux enseignants-chercheurs d’enrichir par leurs recommandations les orientations bibliographiques des acquéreurs de la bibliothèque, reçut la réponse suivante : « Pourquoi ne pas nous envoyer votre lettre d’information ? Nous pourrions ainsi penser à vous communiquer régulièrement nos bibliographies de cours ». Un lien régulier, une façon de se rappeler au souvenir des enseignants-chercheurs, un échange qui ne soit pas à sens unique – une simple demande, réitérée à l’identique à période fixe, au risque de lasser ou de passer inaperçue par la force de l’habitude –, mais qui soit aussi un apport d’information, et le moyen de rendre visible le fruit de la collaboration entre une BIU et le corps scientifique : l’idée d’une lettre d’information était née.

Le projet initial, limité à un envoi aux enseignants-chercheurs des universités et aux enseignants des classes préparatoires aux grandes écoles, s’est rapidement développé. Le besoin d’informer plus largement – non seulement le corps enseignant, mais aussi les étudiants et les professionnels des bibliothèques – a amené à étendre le périmètre des destinataires de la lettre. La liste initiale, d’environ 300 adresses, s’est accrue au fil des numéros à plus de 10 000 lecteurs de la bibliothèque, sans compter les étudiants, enseignants-chercheurs et membres du personnel des universités Paris II Panthéon-Sorbonne et Paris IV Sorbonne, lesquelles ont fort obligeamment autorisé sa diffusion sur leurs listes internes : au total, jusqu’à quelque 58 000 destinataires par envoi. Cet élargissement progressif a permis de toucher aussi bien les lecteurs inscrits que les non-usagers, et a offert l’opportunité de faire connaître la bibliothèque à un public potentiel, d’assurer un lien régulier avec les universités cocontractantes en les informant sur les activités de la bibliothèque, et de diffuser hors des murs une offre d’action culturelle. Cette large diffusion se trouva motivée par plusieurs ambitions, qui vinrent s’ajouter les unes aux autres pour dessiner progressivement le visage de la lettre telle qu’elle existe actuellement. Tout d’abord, offrir aux enseignants-chercheurs et aux étudiants une opportunité régulière de proposer des acquisitions en lien avec des besoins bibliographiques ; également, véhiculer l’image d’une institution qui communique régulièrement et s’efforce de créer des liens, de se mettre à la disposition de tous ses publics, et de faire connaître ses spécificités, par exemple par le rappel de certains points de sa charte documentaire ; mais aussi porter à la connaissance de tous les usagers les services et les collections proposées par la bibliothèque ; valoriser des ressources électroniques méconnues; assurer une publicité aux programmes d’action culturelle ; enfin, esquisser un « esprit maison », traçant les contours de l’image de l’établissement – tourné vers la réussite des étudiants des niveaux licence et master, favorisant des outils ergonomiques, proposant des services innovants.

Les catégories furent ainsi définies : À la Une ; Action culturelle ; Vos études, nos services ; Nouvelles acquisitions ; Vos suggestions d’achat ; Nos ressources électroniques ; La bibliothèque Sainte-Barbe : un projet, une histoire. Dans sa globalité, la lettre a ainsi pour vocation de lutter à la fois contre la relative « invisibilité » pour les usagers du travail effectué par les bibliothécaires (sélection des documents et des ressources électroniques, actions de valorisation, etc), et contre la fragmentation d’informations présentes sur le site internet dans des catégories diverses ; elle permet d’unifier et de rendre cohérente à périodes régulières l’information produite par l’établissement.

Avant la lettre : des questions

La conception de la lettre d’information implique, de ce fait, des apports transversaux. L’ensemble des acteurs de la bibliothèque est sollicité pour proposer une contribution : service informatique, cellule communication, responsables de collections, chargé de mission handicap, responsable de l’action culturelle, la lettre se doit d’être le reflet des diverses activités de l’établissement en direction du public ainsi que le lieu de la valorisation du travail de l’équipe. Une fois définie la périodicité, un comité de rédaction planifie des rencontres régulières, au moins trois semaines avant la date prévue de parution, afin de définir les thèmes des articles en lien avec les projets en cours. Une lettre par saison, et ciblant en priorité les moments les plus significatifs de l’année universitaire, notamment la rentrée et les périodes d’examens, nous a semblé convenir. Cette périodicité permet de prendre en compte la gestion des contenus tout autant que la disponibilité des personnels pour une rédaction et une mise en page parfois longue à mener. La charge de travail n’est pas négligeable, mais va décroissant de numéro en numéro, une fois que la répartition des tâches est fixée, les habitudes prises, l’outil informatique maîtrisé.

Sur le plan technique, plusieurs options existent. La lettre de la bibliothèque Sainte-Barbe est conçue et diffusée avec Acymailing, le module de création et gestion de newsletter de Joomla!. Si la mise en page en elle-même ne nécessite que peu de connaissances techniques (manipulation d’un éditeur de texte et de l’administration d’un site internet, travail de premier niveau sur les images, connaissances rudimentaires du code HTML dans les cas – fréquents – de caprices de l’éditeur de texte), la conception en amont de la lettre implique une véritable réflexion. Quelles catégories présenter ? Ces catégories seront-elles pérennes ? Ou bien amenées à être modifiées en fonction de l’activité de l’établissement ? Quels titres leur donner, et quelle cohérence offrir à l’ensemble des intitulés ? Quel sera le ton de la lettre ? À partir de quels éléments définir sa charte graphique ? Doit-on harmoniser cette dernière avec la charte usuelle de l’établissement ? Quelles images favoriser, comment les cadrer, les faire alterner ? À quels endroits du site la lettre et les archives doivent-elle être accessibles ? À quels destinataires la diffuser ? Faut-il passer par les listes de diffusion d’autres établissements ? Quels agents seront responsables de la centralisation, de la conception et de la validation avant diffusion ? Il importe de prendre le temps de répondre fermement à ces questions et d’en formaliser les réponses, même si l’expérience prouve que ce type de média supporte bien les évolutions diverses, tant sur le fond que dans la forme. De fait, la rédaction emporte bien souvent plus loin qu’on ne l’aurait pensé, et le contenu tend à s’enrichir progressivement ; la gestion du temps de rédaction et la répartition des tâches ne sont pas les moindres contraintes à planifier. La phase de conception doit aboutir à une lettre caractérisée par un style clair et concis, et un ton suffisamment neutre et institutionnel. De même, la présentation aura tout à gagner à rester simple et très lisible (par exemple favoriser les fonds clairs sur lesquels les caractères demeurent lisibles, ou faciliter la circulation dans la lettre par des « ancres »).

La diffusion se fera dans un premier temps en direction du personnel de l’établissement lui-même, dont les remarques et demandes de corrections permettront d’affiner peu à peu le style de la lettre. Un module comme Acymailing permet, 3 à 4 jours après la diffusion de la lettre (les statistiques n’évoluent plus passés 5 jours), d’obtenir des statistiques d’une grande finesse: il est possible ainsi de connaître le taux d’ouvertures, uniques (c’est-à-dire les lecteurs qui ont ouvert la lettre) et totales (c’est-à-dire l’ensemble des ouvertures du document), quels ont été les liens cliqués et leur nombre. Le taux d’ouverture de la lettre de la bibliothèque Sainte-Barbe est variable, selon les périodes de l’année, et assez peu prédictible ; globalement, il se situe entre 27% et 50% – statistiques effectuées uniquement sur les mails des lecteurs inscrits et enregistrés dans notre base, puisqu’il est impossible de connaître l’ouverture des mails diffusés via les listes de diffusion des universités. La consultation de la lettre permet par ailleurs d’augmenter celle du portail de la bibliothèque grâce aux liens directs qu’elle propose.

Au-delà des chiffres : les enjeux

Comment mesurer, au-delà des résultats statistiques, l’impact d’une lettre d’information ? S’il n’est pas possible d’apposer des « like » sur un tel média, ce sont souvent les contacts avec les enseignants-chercheurs et les professionnels des bibliothèques qui témoignent de la façon dont la lettre est lue et de son utilité. Ainsi, il arrive régulièrement qu’à la réception de la lettre, un enseignant nous transmette sa bibliographie de cours ou des demandes d’acquisitions – signe qu’il est utile de se rappeler régulièrement à sa mémoire, quand le flux d’informations quotidien tend à faire perdre de vue des contacts établis parfois des mois plus tôt. Il arrive également, en sens contraire, que la réception de la lettre prépare un contact : un bibliothécaire ou un enseignant qui a reçu la lettre connaît grâce à elle l’établissement, au moins de façon superficielle, et la demande de collaboration s’en trouve alors acceptée plus aisément. La communication institutionnelle précède et favorise alors la prise de contact individuelle.

Au cours de sa conception initiale, décision a été prise d’exclure de la lettre – sauf rares exceptions – les informations de nature strictement pratique, tels les horaires, les conditions d’inscription, de prêt. Afin d’éviter les redondances d’une part : c’est au site internet qu’il revient d’informer en continu les usagers de la vie quotidienne et pratique de l’établissement. Afin d’autre part de donner sa pleine dimension à la lettre, qui en l’occurrence vise à inscrire la bibliothèque interuniversitaire dans son environnement : en soulignant les liens qui existent entre l’activité des responsables de collection et celles des enseignants-chercheurs, en mettant en lumière la nature de la documentation proposée, en explicitant les avantages des services proposés par la bibliothèque aux étudiants, il s’agit finalement de rappeler que la bibliothèque constitue l’un des maillons de la scolarité et de la vie étudiante. En une époque où le modèle anglo-saxon du Learning centre semble cristalliser la réflexion sur le rôle des bibliothèques, la liaison entre l’enseignement et la documentation se doit d’être ferme, et une lettre d’information peut alors permettre de souligner, par une diffusion large à l’ensemble de la communauté universitaire, la place et la fonction de l’institution.

http://www.bsb.univ-paris3.fr/fr/connaitre-sainte-barbe/lettre-d-information

  1. Sur cette mission, voir  » Tisser les relations entre une bibliothèque interuniversitaire et ses universités cocontractantes ». []

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