Au commencement il y avait le PPP…

En 2010, pour mon PPP, projet professionnel personnel, mémoire réalisé dans le cadre de la formation de bibliothécaire à l’Enssib, je me suis consacrée à l’évaluation de l’usage des collections de monographies à la bibliothèque Sainte-Barbe. En effet, la bibliothèque, à l’époque ouverte depuis moins de deux ans, a voulu s’intéresser à l’usage réel de ses collections, constituées ex-nihilo à partir d’une politique documentaire préexistante à l’ouverture. Ce PPP, Une politique documentaire à l’épreuve de l’usage : évaluation, diagnostic, propositions : Le cas des monographies papier à la BIU Sainte-Barbe¹, après avoir précisé le contexte et les préalables méthodologiques de l’évaluation, s’est attaché à évaluer l’usage des monographies par l’analyse de l’état des collections, de leurs emprunts et des consultations sur place sur l’année universitaire 2010-2011. Trois scenarii ont été proposés : le premier proposait d’exploiter les résultats de l’évaluation pour réajuster les plans de développement des collections disciplinaires et la politique d’exemplaires, le deuxième était axé sur la valorisation en direction des fonds et des publics déficitaires, le troisième prévoyait de donner la main aux acquéreurs pour renouveler et améliorer l’évaluation mais aussi affiner les plans de développement des collections.

Au cours de ce projet, il est clairement apparu que c’est en permettant aux acquéreurs de se saisir des outils que l’évaluation pouvait concourir à développer une politique documentaire nuancée et attentive aux enjeux culturels et pédagogiques d’une bibliothèque universitaire. Ce PPP n’est qu’un premier jalon : il invite en guise de conclusion à toujours remettre l’évaluation sur le métier et faisait sienne la citation : “Le chantier reste ouvert : il faut continuer la recherche de nouveaux indicateurs, avec, sans doute, plus d’imagination, dans une perspective moins technocratique.”²

Donner la main aux acquéreurs pour renouveler et améliorer l’évaluation mais aussi affiner la politique documentaire

Mon travail a permis de dégager des axes d’amélioration souhaitables, mais aussi l’importance de la répétition et de la comparaison en évaluation. Ces améliorations supposent d’articuler étroitement le travail d’évaluation à celui des acquisitions.

La nécessaire refonte des segments

L’un des axes principaux d’amélioration résidait dans la refonte et la validation de la segmentation des collections et sous-collections par les acquéreurs.

La segmentation des collections est un préalable méthodologique de l’évaluation, afin « de répartir les secteurs de développement en ensembles suffisamment cohérents pour en permettre le suivi ».³

Faute de temps suffisant, j’avais exploité la répartition des collections de la bibliothèque Sainte-Barbe par domaines faisant chacun l’objet d’un plan de développement des collections et regroupant souvent plusieurs disciplines, et ai utilisé le dictionnaire abrégé des cotes qui propose des regroupements pouvant être la base des regroupements d’indices, à condition que les ensembles obtenus restent des ensembles cohérents pour en permettre le suivi en particulier de l’usage.

Cette segmentation, en quelque sorte abstraite, devait être soumise à la validation des acquéreurs : certains segments étaient trop volumineux, d’autres pas assez, d’autres peut-être prioritaires pour l’acquéreur, enfin d’autres plus abscons devaient être soumis à une exploration plus poussée.

L’exploitation des hits

Le PPP a aussi montré les limites de l’exercice dans l’exploitation des données des “hits” de consultations et de prêts : seule une connaissance de la collection peut permettre une exploitation réelle de ces résultats, et seuls les acquéreurs la possèdent.

Affiner la politique documentaire

Lors de ces travaux d’évaluation, j’ai pu émettre des hypothèses sur l’évolution de la politique documentaire. Cependant, j’ai aussi ressenti combien des éclairages me manquaient, éclairages que seul l’acquéreur pouvait m’amener par la connaissance de son fonds, de son domaine d’acquisition et de ses usagers. De plus, l’évaluation globale ne pouvait rentrer dans les détails et la nuance ; la finesse de l’analyse serait sans aucun doute améliorée par sa répartition sur les différents acquéreurs.

Donner la main aux acquéreurs

Il importait par conséquent de donner la main aux acquéreurs, de les solliciter certes pour améliorer l’évaluation, mais aussi pour leur présenter les outils de l’évaluation afin qu’ils s’en saisissent. Il convenait de leur présenter les grilles d’analyse, les différents indicateurs, afin que ces outils deviennent de véritables tableaux de bord adaptés à leurs besoins pour la conduite de leurs collections.

Cela supposait certes un investissement important de leur part mais garantissait une évolution nuancée de la politique documentaire, rentrant finement dans les détails des collections et des segments de collection, permettant ainsi de disposer d’une politique documentaire affinée, réellement confrontée l’épreuve de l’usage. Sans cela, mon PPP avait un goût d’inachevé.

Puis l’opportunité de la révision de la politique documentaire et des plans de développement des collections…

La présentation des résultats aux acquéreurs

Dans un premier temps, rentrée 2010, les résultats de l’évaluation et les scénarii du PPP ont été présentés aux acquéreurs lors d’une réunion collective et mis à disposition sur l’intranet de la bibliothèque.

Cela a été l’occasion :

• d’expliquer les pré-requis méthodologiques,

• de présenter les grilles d’analyse (de l’état des collections, des prêts et des consultations sur place),

• et enfin de montrer les résultats de l’évaluation de l’usage des collections (cf. Une politique documentaire à l’épreuve de l’usage : évaluation, diagnostic, propositions : Le cas des monographies papier à la BIU Sainte-Barbe)⁴.

Un transfert de connaissances et de résultats, certes. Cependant, les acquéreurs largement sollicités par leurs tâches et le service public, à l’image de toute l’équipe de la bibliothèque, ont-ils réellement pu faire leurs ses résultats statistiques ? D’autant que, on l’a vu, cette première évaluation était imparfaite et aurait nécessité un plus grand recours aux acquéreurs. Et d’autant que, on l’a souligné, l’évaluation nécessite répétition et comparaison : une seule session ne suffit pas.

L’opportunité de la révision de la politique documentaire et des plans de développement des collections

Tour de table des pratiques

Au début de l’année universitaire 2011-2012, le chantier de la révision de la politique documentaire est lancé par la conservatrice en charge des ressources documentaires. Il a pour finalité de lister les modifications adoptées en pratiques par les acquéreurs et de prendre acte des nécessaires ajustements des plans de développement des collections trois ans après l’ouverture au public.

Une première réunion collective permet à chaque acquéreur de présenter les modifications apportées par rapport au plan de développement des collections initial (2009) de sa discipline : des modifications quant au nombre d’exemplaires, à la représentation des cotes, des thèmes, des langues, l’avancement du désherbage, des problèmes de cotes ou de chevauchement entre des collections, etc. Toutes ces modifications sont la conséquence de l’usage constaté des collections.

Cette réunion a aussi été l’occasion de proposer une nouvelle évaluation de l’usage portant cette fois sur l’année universitaire 2010-2011. En effet, ce nouveau contexte de révision des plans de développement des collections, où chaque acquéreur se penche sur ses pratiques d’acquisition, devait pouvoir faciliter l’adaptation de l’évaluation aux besoins des acquéreurs et l’appropriation des résultats par les acquéreurs et leur prise en compte dans leurs pratiques d’acquisition.

Les pré-requis méthodologiques ont été discutés et convenus avec les acquéreurs : l’état des collections en avril 2012 servait de référence et l’analyse des prêts portait sur la période 2010-2011 ; la grille d’analyse est simplifiée, afin de faciliter le traitement et l’analyse des résultats, une nouvelle rubrique concernant le désherbage est introduite : dans une bibliothèque sans magasin, le désherbage régulier, qui est nécessaire et se développe, doit être pris en compte dans l’évaluation.

 La correction des segments et la sélection des indicateurs

Un tour des acquéreurs est effectué pour corriger et valider la segmentation de leur(s) collection(s). Certains sont satisfaits de la première segmentation, d’autres demandent des aménagements pour mieux cerner leur(s) fonds.

La définition des nouveaux groupes disciplinaires

De nouveaux groupes disciplinaires sont définis par la conservatrice en charge des ressources documentaires : ils ne correspondent plus forcément aux regroupements disciplinaires des plans de développement des collections initiaux, mais tiennent plus compte de l’usage : les collections aux mêmes comportements d’usage, et/ou dont les thèmes sont proches et peuvent intéresser les mêmes usagers, sont regroupées.

Les nouveaux groupes disciplinaires se présentent ainsi :

• linguistique, psychologie, sciences de l’éducation, philosophie,
• arts (beaux-arts), histoire ancienne, latin – grec,
• informatique,  vie de l’étudiant, outils documentaires d’aide à la réussite, usuels,
• économie, gestion, droit,
• sociologie/ethnologie, information-communication, religion,
• littérature française,
• arts du spectacle, musique,
• allemand, anglais, espagnol, italien, littératures du monde, littérature générale,
• histoire, sciences politiques, géographie

Le long travail de traitement sous tableur et l’approche relative

Cette répartition en groupes disciplinaires permet aussi un traitement progressif des résultats de l’évaluation. Ce traitement est lourd. Les données obtenues par requêtes sur le module de statistiques du SIGB avec l’aide de la gestionnaire du SIGB, sont retraitées sous tableur :

• dans un premier temps des erreurs sont corrigées : des erreurs de frappe, d’incohérences entre les champs (en particulier entre l’indice et la collection) ;
• les cotes sont raccourcies en indices par la fonction rechercher/remplacer pour permettre la segmentation ;
• sur les requêtes d’état du fonds ainsi corrigées, des tableaux croisés dynamiques sont dressés pour obtenir par indice le nombre de volumes (ou exemplaires) empruntables et exclus du prêts, et l’âge moyen, voire la langue pour les collections de langues ; des tris élaborés sans doublons puis des fonctions de sommes permettent d’obtenir par indice le nombre de titres,
• de même, sur les requêtes de prêts, des tris élaborés sans doublons puis des fonctions de sommes permettent d’obtenir par indice le nombre de prêts, le nombre de volumes et de titres empruntés, les fonctions de moyenne l’âge moyen des prêts,
• enfin, des tableaux de synthèse regroupant les indices conformément à la segmentation arrêtée sont créés à l’aide des fonctions somme ou moyenne ;
• des pourcentages par segments par rapport à la collection sont calculés pour permettre une approche relative de l’évaluation de l’usage  et prendre en compte la singularité des ensembles documentaires qui n’appellent pas forcément le même type d’usages ; de même, des fonctions permettent de calculer les rapports ou taux retenus pour l’évaluation.

Les résultats de l’évaluation sont complétés par la mise au point de requêtes sur les titres prêtés paramétrées sur le module de statistiques par l’administratrice du SIGB et que l’acquéreur de chaque collection peut lancer sur le module quand il le souhaite. Cette requête donne des informations différentes : il permet de repérer les “hits” de chaque collection.

 Les réunions par groupe disciplinaire

Les résultats du groupe disciplinaire sont transmis à chaque acquéreur, avec un rappel concernant les indicateurs retenus, en particulier le taux de rotation et le taux de fonds actif. Une aide à l’analyse leur est proposée s’ils le souhaitent.

Mais c’est surtout dans les réunions par groupe disciplinaire que les résultats sont décortiqués permettant une réelle appropriation des résultats de l’évaluation. Les répartitions réelles par segment sont confrontées aux répartitions initialement prévues dans la politique documentaire préexistante à l’ouverture de la bibliothèque ; sont repérés les segments plus sollicités par l’usage, ceux qui le sont moins (taux de fonds actif et taux de rotation) ; les rapports volumes/titres dans la collection et dans les prêts sont aussi considérés, ainsi que l’âge moyen des segments dans la collection et l’âge moyen des prêts.

Ces diverses données incluses dans une réflexion globale de révision de la politique documentaire viennent étayer des pratiques d’acquisitions déjà introduites ou suscitent des réflexions autour d’évolutions possibles du plan de développement des collections de chaque collection ; elles sont confrontées à la connaissance du fonds, du secteur éditorial, des cursus et usagers de la collection et aux enjeux pédagogiques et culturels des collections.

Une évaluation incluse dans les pratiques des acquéreurs, mais encore et toujours sur le métier

Du fait de son inclusion dans un projet de révision de la politique documentaire, où ils sont maîtres d’œuvre, les acquéreurs ont pu réellement faire leurs les outils et données de l’évaluation.

A l’issue des réunions disciplinaires, une réunion collective permettra de présenter à tous les résultats de la réflexion de chaque groupe et les préconisations d’évolution des plans de développement des collections.

L’évaluation est entrée dans les pratiques d’acquisition qui gagnent encore en rationalité, finesse et pertinence. Elle participe à « la conduite fine et soutenue d’une politique documentaire volontariste, souple et attentive sans être pour autant opportuniste ou démagogique »⁵.

Déjà, des besoins plus précis ont émergé au cours des réunions disciplinaires. Il faudra encore et toujours remettre l’évaluation sur le métier, non seulement parce que la comparaison et la répétition sont utiles à l’évaluation, mais aussi parce que les besoins s’affinent.

Toujours sur le métier certes, mais avec la satisfaction que mon PPP ne sera pas resté un mémoire abstrait.

Bibliographie

AMAR, Muriel et BÉGUET, Bruno. Les semaines tests. BBF [en ligne]. 2006, n°6, p. 36-42. [consulté le 25 juin 2012]. URL : <http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2006-06-0036-007>.

CALENGE, Bertrand. Bibliothèques et politiques documentaires à l’heure d’Internet. Paris : Editions du Cercle de la librairie, 2008. 264 p. ISBN 978-2-7654-0962-5.

RENARD, Pierre-Yves. La normalisation des statistiques et des indicateurs. BBF [en ligne]. 2008, n°3, p. 29-34. [consulté le 25 juin 2012]. URL : <http://bbf.enssib.fr/consulter/bbf-2008-03-0029-003>.

1. Une politique documentaire à l’épreuve de l’usage : évaluation, diagnostic, propositions : Le cas des monographies papier à la BIU Sainte-Barbe (pdf) [↩]
2. RENARD, P.-Y. La normalisation des statistiques et des indicateurs, p. 34. [↩]
3. CALENGE, B. Bibliothèques et politiques documentaires à l’heure d’Internet, p.41. [↩]
4. Une politique documentaire à l’épreuve de l’usage : évaluation, diagnostic, propositions : Le cas des monographies papier à la BIU Sainte-Barbe (pdf) [↩]
5. AMAR M. et BÉGUET, B., Les semaines tests, p. 41 [↩]

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