Toutes les bibliothèques de France et de Navarre connaissent les traditionnels pots de départ en fin d’année universitaire, immanquablement suivis de l’arrivée de nouveaux collègues à qui l’on souhaite la bienvenue à la rentrée suivante. La bibliothèque Sainte-Barbe n’échappe pas à la règle, à ceci près que l’accueil des nouveaux ici, c’est tout au long de l’année. Et pour une bibliothèque qui, à un moment crucial de son existence, a vu ses effectifs tripler en l’espace de deux mois, l’accueil des nouveaux arrivants, c’était inscrit dans le scénario et c’est devenu une marque de fabrique.

Avant d’entrer en scène

En 2008, avant l’ouverture de la bibliothèque, l’équipe du projet Sainte-Barbe était formée d’une petite vingtaine de titulaires, lesquels ont eu le privilège de pouvoir réfléchir aux qualités attendues chez les personnels vis-à-vis de leur futur public  (rien de moins que la disponibilité, l’équité, la discrétion et le dynamisme) ainsi qu’à l’image qu’ils souhaitaient voir attribuée à leur future bibliothèque par ses lecteurs à venir. Cette réflexion collective a abouti à la rédaction et l’adoption par tous d’une charte qualité accueil. Et comme un lecteur est sans doute mieux accueilli à la bibliothèque si le bibliothécaire l’a lui-même bien été, ce travail a servi aussi de fil conducteur à l’accueil de tout nouvel arrivant dans l’équipe et contribué à la transmission d’un esprit, d’une culture d’établissement.

La première occasion de transmettre ces valeurs eut lieu en janvier 2009 lorsque quatorze nouveaux contractuels furent recrutés en prévision de l’ouverture de la bibliothèque au mois de mars suivant. L’accent fut mis sur l’importance de leur adhésion à ces principes communs, garants d’une cohésion indispensable au sein d’une équipe s’apprêtant à ouvrir une bibliothèque très attendue au cœur du Quartier latin. Ces nouveaux collègues ont été très rapidement intégrés grâce à un investissement mutuel et une volonté partagée de réussir notre entrée dans le monde des bibliothèques de la Montagne Sainte-Geneviève, de valoriser nos collections et nos services spécifiques auprès des étudiants parisiens. Pari réussi, le succès fut immédiat.

Une deuxième vague de recrutement suivit presque aussitôt l’intégration de ce premier groupe de nouveaux collègues. Vingt-sept moniteurs-étudiants arrivèrent en février 2009, lesquels furent recrutés sur leur motivation à participer à un projet de grande envergure : l’ouverture d’un nouveau lieu sur la place parisienne destiné à leurs pairs. Ils furent bien entendu invités également à adhérer aux valeurs précitées. Leur intégration fut facilitée par le fait que leur formation a pu être prise en charge par des agents de l’équipe n’ayant pas encore de contrainte de service public. Leur arrivée collective a largement contribué à créer une solidarité indéniable entre eux et un esprit d’équipe qui perdure, bien que désormais, leurs emplois du temps éclatés ne leur permettent pas forcément de partager les mêmes horaires de travail.

Les scénarios

Depuis son ouverture en mars 2009, la bibliothèque Sainte-Barbe fonctionne avec des personnels de statuts différents : un tiers d’agents titulaires, un tiers de contractuels et un tiers de moniteurs-étudiants. Cette diversité de statuts complexifie quelque peu la situation quant à la question de l’accueil des nouveaux, et multiplie les chassés-croisés des personnels, causés par des départs annoncés et anticipés (dans le meilleur des cas), inopinés parfois.

En ce qui concerne le premier tiers, les titulaires, l’accueil des nouveaux collègues se fait en principe de façon groupée et bien organisée puisque ceux-ci arrivent généralement suite à une mutation ou une première affectation prenant effet au 1er septembre. Les professeurs en reconversion qui rejoignent notre équipe sont accueillis à cette même date.

Pour le deuxième tiers, les contractuels, l’accueil des nouveaux peut avoir lieu à n’importe quel moment de l’année, puisqu’ils remplacent des agents pouvant mettre un terme à tout moment à leur contrat pour voguer vers de nouveaux horizons bibliothéconomiques, ou pas…

Enfin, le troisième tiers est la partie la plus mouvante de l’équipe, les moniteurs-étudiants étant par définition des étudiants dont la charge de cours, l’exigence d’effectuer des stages ou encore l’échéance d’une soutenance de mémoire ou de thèse… peuvent contraindre à démissionner de façon parfois abrupte. Dans de telles conditions, l’accueil de leurs remplaçants peut prendre des allures de course de fond, voire course d’obstacles, car les programmes de formations qui en découlent s’enchaînent  quelquefois à un rythme effréné et nécessitent le même déploiement d’énergie pour l’intégration d’un seul ou de plusieurs nouveaux. Ceci dit, pour remplacer les moniteurs relativement nombreux partis en fin d’année universitaire, un accueil plus groupé a lieu le 31 août, veille de la réouverture de la bibliothèque, à une période où il est plus facile d’organiser des formations, à la fois pour les moniteurs qui n’ont pas encore repris leurs cours et pour les membres de l’équipe de permanents encore disponibles (bien que ceux-ci s’apprêtent à accueillir dès le lendemain les nouveaux titulaires).

Le casting

Qui sont ces nouveaux  rejoignant la troupe ?

Les nouveaux issus de la filière bibliothèque arrivant à la faveur d’une mutation, sont des acteurs chevronnés pour qui le monde des bibliothèques a en général peu de secrets ; ils en connaissent les rouages, ils ont déjà une expérience plus ou moins longue du métier, ils ont même parfois anticipé leur arrivée en ayant passé du temps sur place avec leur prédécesseur pour la transmission des dossiers. Certains contractuels qui ont enchaîné les contrats de bibliothèque en bibliothèque se trouvent dans le même cas de figure. Chez ces agents, la tentation de faire des comparaisons avec l’établissement précédent est forte et légitime ; l’art de l’accueil consiste alors à transformer subtilement leurs « Là où j’étais avant, on faisait comme ci » en « Là où je suis maintenant, on fait comme ça, et c’est tant mieux… »

A moins d’être de faux-débutants, les jeunes premiers que sont les lauréats de concours affectés sur un premier poste, ont une connaissance en général plus théorique du milieu, les ficelles du métier sont à leur faire découvrir et la théorie à mettre en pratique. Il en est de même d’un certain nombre de contractuels qui ont eu une autre vie avant les bibliothèques ou qui terminent tout juste leurs études. Les professeurs en cours de reconversion sont également dans ce cas de figure.

Quant aux nouveaux moniteurs qui forment une bonne partie de la troupe, leur vision des bibliothèques est celle d’étudiants qui les fréquentent pour leurs collections ou leurs espaces de travail. Rares sont ceux qui ont une idée précise du travail en interne d’un bibliothécaire. Bien que leur charge de travail soit moindre en termes d’horaires (quinze heures hebdomadaires), leur formation n’en demande pas moins d’investissement. Leur position à la charnière entre le monde des étudiants et celui des bibliothécaires pourra les amener à jouer le rôle de courroie de transmission entre le public et l’équipe en place.

Demandez le programme !

Dans tous les cas, l’accueil des nouveaux à Sainte-Barbe passe par plusieurs étapes, les objectifs étant qu’ils se sentent à l’aise dans leur nouvel environnement, qu’ils fassent la connaissance des collègues déjà en place et qu’ils soient opérationnels le plus rapidement possible. En voici le programme :

1. Une fois les démarches administratives remplies et  les formalités d’installation sur le poste effectuées, une visite guidée de notre bel établissement est organisée à leur attention de façon à ce qu’ils puissent visualiser les espaces publics, localiser les collections en fonction de leur discipline, prendre connaissance des différents services offerts à nos lecteurs, repérer les bureaux des personnels.
2. Chaque nouvel agent se fait “tirer le portrait” pour figurer ensuite dans le trombinoscope de l’ensemble de l’équipe, ce qui permet tant aux nouveaux qu’aux anciens de mettre plus rapidement un nom sur un nouveau visage.
3. L’organisation du service (les horaires, les plages de service public, les échanges, le roulement des présences du samedi, les principes de congés, de récupération…) leur est présentée.
4. Les formations qui suivront au cours de leur première semaine portent en priorité sur les questions de service public et déclinent les différentes procédures mises en place pour gérer toutes les situations face aux lecteurs : les inscriptions, la recherche documentaire dans les catalogues et les ressources électroniques, les transactions sur les automates, le prêt d’ordinateurs portables, le fonctionnement des équipements (photocopieurs, imprimantes) et leur dépannage, la sécurité des personnes et du bâtiment, les outils de communication… le tout agrémenté d’un zest du produit maison, à savoir la qualité de l’accueil.

Les agents non issus de la filière des bibliothèques (principalement de la filière administrative ou informatique) qui ne seront pas appelés à travailler face au public, ne suivent qu’une partie du protocole d’accueil (du n°1 au n°3), mais leurs missions stratégiques dans l’établissement leur permettent d’être mis en contact très rapidement avec tous les agents et ils sont ainsi bien intégrés à l’équipe.

Les répétitions

 Afin de ne pas rater sa première apparition en scène, chaque nouveau bénéficie de plusieurs plages de service public en doublon avec un ancien,  que ce soit à l’accueil de la bibliothèque pour l’inscription des lecteurs, ou au bureau de renseignements dans les différents étages. Grâce au souffleur à ses côtés, ses premiers pas face au public de Sainte-Barbe sont  moins hésitants. Il est également soutenu par tous les outils de communication mis en place dans cette optique.

Ces plages en binôme sont l’occasion de mettre en pratique les informations transmises lors des formations. Celles-ci peuvent regrouper tous les types d’agents, mais les hasards du calendrier font que la plupart du temps, les formations des nouveaux moniteurs-étudiants ont lieu séparément, même si le contenu en est à peu près le même. N’étant pas des professionnels de bibliothèques, il leur est bien précisé qu’ils sont toujours sous la responsabilité du permanent avec lequel ils sont forcément en poste. Ils bénéficient en outre d’une formation spécifique appelée « formation rangement ». (Au passage, je mets en garde toute personne susceptible d’être intéressée par cette formation pour des raisons domestiques : celle-ci ne lui sera d’aucun secours, à moins que son domicile ne soit transformé en une vaste bibliothèque, auquel cas lui sera proposée de préférence une formation à la politique documentaire…). En effet, la formation rangement consiste à déjouer les pièges de la classification Dewey et pour ce faire, le moniteur se voit confier un « chariot à pièges » de façon qu’il soit capable en un temps record de ranger efficacement les montagnes de livres consultés, empruntés, déclassés par les étudiants dans une bibliothèque où toutes les collections sont en accès libre.

Pour les nouveaux permanents, des formations spécifiques aux missions propres à chacun sont ensuite assurées en interne en fonction des besoins. Celles-ci concernent principalement le traitement des ressources documentaires. Si nécessaire, ils sont orientés vers des stages  extérieurs. Mais il faut souligner le fait que, pour transmettre les savoir-faire, Sainte-Barbe possède un vivier de volontaires de talent, aux qualités professionnelles sans conteste et à la fibre pédagogique. L’investissement de ces volontaires est d’autant plus remarquable que les formations qu’ils assurent s’enchaînent à un rythme soutenu, alors que leurs charges de travail en interne et de service public sont déjà bien lourdes.

Le décor

L’accueil des nouveaux à Sainte-Barbe, c’est l’affaire de tous et ça se passe la plupart du temps dans les coulisses. Outre les bureaux où sont accueillis les nouveaux par leurs proches collègues, plusieurs endroits sont propices à favoriser leur intégration. Les fumeurs se reconnaissant entre eux, les nouveaux appartenant à cette catégorie trouvent rapidement le chemin de la terrasse (que le tout Paris nous envie) pour rejoindre les bibliothécaires en manque de nicotine ou de papotage. L’autre lieu favorisant le tissage de liens professionnels (et plus si affinités) est notre fameuse cuisine où se déroulent les festivités comme par exemple les pots de bienvenue. Elle est également le théâtre au quotidien, de grandes tablées joyeuses à l’heure du déjeuner. Cette cuisine dans laquelle se croisent des agents de tous statuts, de toutes nationalités¹ n’est d’ailleurs pas sans rappeler « l’auberge espagnole » où les rires et les conversations animées contribuent à transmettre et à cultiver cet esprit  so barbiste.

Et finalement, vous l’aurez compris, le « nouveau » a un statut précaire à Sainte-Barbe ; il est rapidement détrôné par un plus nouveau que lui, le signe avant-coureur de la perte de ses privilèges étant son intégration dans le circuit de la collecte de fonds (monétaire) pour le prochain pot de départ… Et une fois terminé le couplet de l’au-revoir à l’attention du partant, il pourra à son tour entonner pour le plus nouveau que lui, le refrain de bienvenue « Willkommen, bienvenue, welcome »… et alors, il connaîtra enfin la chanson !

1. Les nationalités répertoriées jusqu’à maintenant (principalement chez les moniteurs-étudiants) sont les suivantes : algérienne, allemande, espagnole, camerounaise, comorienne, équatorienne, grecque, italienne, ivoirienne, marocaine, mauricienne, polonaise, roumaine, russe,  sénégalaise, tunisienne. [↩]

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