Acheter des livres est une fonction bien commune pour une bibliothèque. La tâche d’acquisition implique, invariablement, de sélectionner puis de payer. Pour ce qui est de la sélection, les bibliothèques universitaires se réfèrent à des documents de pilotage qui, s’ils font l’objet d’une validation par les instances universitaires (conseil d’administration et conseil scientifique), n’en émanent pas moins de la bibliothèque elle-même, qui génère, met en œuvre et évalue sa charte documentaire et ses plans de développement des collections. Se fixant comme objectif la satisfaction des besoins du public, le travail de sélection n’expose que peu la bibliothèque à des logiques qui ne seraient pas purement bibliothéconomiques. Il en va tout autrement du processus de paiement. Avec le mandat administratif qui marque l’aboutissement de la chaîne de facturation, on se trouve dans une dimension radicalement différente de celle qui rythme le travail des acquéreurs et qui, pourtant, le conditionne entièrement : celle des règles auxquelles se soumet l’acheteur dès qu’il est une personne publique – le code des marchés publics.

Acquérir, c’est tenir la barre entre la charte documentaire et le code des marchés publics. On peut à cet égard regretter que les élèves conservateurs soient peu, voire pas, formés à ce code, tant il est vrai qu’ils auront à s’y référer dès leur prise de poste, et pas uniquement pour acheter des livres. Bien en connaître les possibilités, c’est s’offrir toute la souplesse nécessaire au fonctionnement rationnel d’une bibliothèque sans s’en laisser conter sur les prétendues lourdeurs inhérentes à l’achat public. Ces lourdeurs sont bien davantage le reflet des dysfonctionnements internes de l’institution : le code n’est que ce qu’on en fait. Lorsqu’on se met en mesure de l’utiliser correctement, il permet à la personne publique de s’adapter à toute situation d’achat.

La bibliothèque Sainte-Barbe achète ses livres, comme toute bibliothèque universitaire ou publique, en conformité avec le code des marchés publics, mais aussi, fait un peu plus rare, de façon mutualisée avec les bibliothèques universitaires comme elle rattachées à l’université Sorbonne Nouvelle Paris 3, à savoir le service commun de documentation de l’université et la bibliothèque Sainte-Geneviève. Cette réalité de mutualisation implique qu’un seul cahier des charges est rédigé pour décrire les besoins de ces trois entités, que les mêmes fournisseurs vont desservir. Tout l’art du marché mutualisé va consister à rédiger un document unique, qui lui-même donnera lieu à une analyse unifiée, permettant de désigner des fournisseurs compétents pour les trois bibliothèques. Le bénéfice de cette mutualisation est évident, et de plusieurs ordres : elle impose à chaque bibliothèque de définir ses besoins en matière d’acquisitions documentaires non seulement pour elle-même, mais en tenant compte de la réalité, du fonctionnement et des objectifs des deux autres. Ainsi pris dans le faisceau de la mutualisation, chaque établissement est tenu d’être parfaitement clair sur ses attentes et suffisamment souple sur ses exigences. La mise en place d’une procédure unifiée pour l’ensemble des achats de monographies permet également une visibilité budgétaire accrue de la ligne documentaire et donc des bibliothèques vis-à-vis des autres services de l’université. Enfin, se présenter groupés et en ordre de marche devant les fournisseurs peut contribuer à garantir la bonne exécution du marché.

Les habitués du code des marchés publics objecteront ici qu’il n’y a rien de bien extraordinaire à ce que le pouvoir adjudicateur (l’université Sorbonne Nouvelle – Paris 3) soit signataire d’un marché unique de fourniture de documents pour l’ensemble de ses services. Mais n’oublions pas que les deux bibliothèques interuniversitaires Sainte-Geneviève et Sainte-Barbe sont deux services à budget propre dont les spécificités de fonctionnement pourraient sans doute justifier d’un traitement différencié, en excipant par exemple de l’article 27 – II – 2° : « En ce qui concerne les fournitures et les services, il est procédé à une estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle. » Le marché 2012-2016 est le premier dans l’histoire de ces institutions dont le cahier des charges ne fasse pas référence, dans l’intitulé des lots, aux noms des bibliothèques, qui s’effacent devant la description du contenu des prestations.

L’un et le multiple

De la lisibilité du positionnement de chaque bibliothèque en matière d’acquisitions documentaires dépend l’équilibre du futur cahier des charges. Cette lisibilité ne va pas de soi : non pas que chaque établissement en soit dépourvu pris isolément, mais là où les processus de validation des acquisitions, de réception des colis, de vérification des bons de commande, de traitement comptable des factures peuvent paraître parfaitement clairs en interne, car fruits d’habitudes éprouvées et de circuits validés, ils perdent de leur évidence première lorsqu’ils se heurtent aux pratiques des autres.

La première démarche préalable à l’écriture du cahier des charges est un travail de description des pratiques. Cette phase de dialogue est importante car, bien menée, elle permettra de ne pas faire fausse route dans les spécifications écrites. Quoi de commun entre le circuit des acquisitions du service commun de documentation – service interne de l’université, implanté sur plusieurs sites, comptant huit bibliothèques de recherche intégrées, trois bibliothèques de recherche associées, le CADIST de langues, littératures et civilisations des mondes anglophones -, le circuit de la bibliothèque Sainte-Geneviève – au statut interuniversitaire, implantée sur un seul site, à vocation encyclopédique et patrimoniale, dotée de services comptable et administratif propres – et celui de la bibliothèque Sainte-Barbe – au statut interuniversitaire, implantée sur un seul site, sans aucune mission de conservation, dont les collections sont en libre accès et dévolues au prêt et dont les services administratifs prennent appui sur ceux de l’université ? Ne pas prendre le temps du dialogue et de l’écoute avant d’envisager la rédaction d’un seul des articles du cahier des charges mènerait dans une impasse.

A cette étape, il est important que les bibliothèques se rencontrent sans le service des marchés de l’université. L’objectif, certes, est de parvenir à la rédaction du document canonique qu’est le cahier des charges et de préparer l’analyse des offres dans le respect de la règle, mais un regard par trop juridique à ce moment du travail collectif briderait les esprits et empêcherait l’expression libre du vécu et des attentes de chacun : il faut pouvoir se dire pourquoi on ne veut plus travailler avec tel fournisseur, pourquoi tel autre gère minablement sa clientèle, pourquoi tel autre encore a su améliorer sa gestion des factures, et il faut pouvoir se dire tout cela et bien d’autres choses sans s’entendre rappeler que le code n’autorise pas à évaluer l’offre d’un candidat à l’aune de ses actions sur un marché antérieur. La phase préparatoire à la rédaction du cahier des charges est un moment de mise au point informelle, de récapitulation et de synthèse de données tangibles et intangibles issues de l’analyse que chacun fait du marché qui se termine. Ce moment de debriefing est capital, d’autant plus dans le cadre d’un marché mutualisé : chaque établissement n’a pas forcément traversé les quatre années du marché précédent de la même manière et doit se donner le temps de traduire pour les deux autres le retour d’expériences interne de ses équipes.

Dans le cadre du marché mutualisé 2012-2016 passé par l’université Sorbonne Nouvelle – Paris 3 pour le compte de ses trois bibliothèques, cette phase de dialogue et d’échanges a duré un peu plus d’un mois, a donné lieu à la tenue de trois réunions et à bien des coups de téléphone.

Chaque responsable des ressources documentaires a donc pu lister ce qu’il attendait en matière de conditions de livraison, de mode de facturation, de capacité à fournir les ouvrages attendus et de réactivité des chargés de clientèle des futurs candidats. Dès qu’une position unique des trois bibliothèques était possible, elle était consignée. Les conditions irréductibles (par exemple : les conditions de livraisons multi-sites pour le SCD, l’interdiction de facturation de plusieurs bon de commande sur une seule facture pour la bibliothèque Sainte-Barbe, la définition de la notion d’antiquariat pour la bibliothèque Sainte-Geneviève, etc.) ont toutes été décrites avec précision dans le cahier des charges. Ainsi, ce travail mutuel a évité l’écueil du nivellement des besoins, qui aurait fatalement conduit à une mauvaise exécution du marché et aurait mis les fournisseurs comme les bibliothèques en difficulté.

Vade mecum

L’objet livre ne bénéficie pas d’un statut particulier au sein du code des marchés publics, qui rattache les procédures mises en œuvre pour son acquisition aux marchés de fournitures (sauf s’il s’agit de livres à caractère patrimonial acquis en vente publique ou chez des libraires d’ancien, bien évidemment). L’achat de livres ressortit donc de l’article premier – III du code : « Les marchés publics de fournitures sont les marchés conclus avec des fournisseurs qui ont pour objet l’achat, la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de produits ou matériels ». Une bibliothèque est soumise aux seuils de procédures en vigueur pour les établissements publics (qui diffèrent des seuils en vigueur pour les collectivités territoriales) et qui sont décrits dans les articles 26, 27 et 33, 34 et 35 du code.

Du montant d’achat maximum estimé pour un marché dépend la procédure mise en œuvre pour désigner un titulaire. Si on doit résumer : plus le marché est cher, plus la procédure est complexe car nécessite de protéger aussi bien l’acheteur que le vendeur.

Dans le cadre du marché mutualisé SCD – Sainte-Geneviève – Sainte-Barbe, le seuil minimum et le seuil maximum des montants d’achats vont être ceux cumulés des trois bibliothèques. Ces montants d’achat sont estimés sur la base d’une année budgétaire. Il convient d’être extrêmement précis lors de leur calcul : non seulement le seuil maximum estimé sur la totalité de la durée du marché détermine la procédure de passation, mais en outre, ces seuils engagent l’acheteur : il ne peut acheter ni pour un montant inférieur au seuil annuel minimum ni pour un montant supérieur au seuil annuel maximum. Ces seuils et, bien sûr, le contenu des prestations sont consignés dans le cahier des charges, qui est un document contractuel. Il ne sera pas possible de demander autre chose que ce qui est écrit, sauf à rédiger un avenant.

Au moment de sa publication, le cahier des charges est accompagné du règlement de la consultation qui stipule très clairement sur quels critères seront évalués les candidats, ainsi que les coefficients de pondération des notes attribuées pour chaque critère, dont la somme permettra d’aboutir à une note finale pour chaque candidat et de déterminer son rang de classement. Le libellé des critères revêt une importance cruciale dans n’importe quel marché, et d’autant plus dans un marché mutualisé : si une des bibliothèques sous-estime l’importance d’un des critères au moment de fixer les coefficients de pondération, il sera mathématiquement impossible de favoriser l’offre la meilleure sur ce critère. Les décisions de la commission d’attribution des offres doivent toutes être étayées en conformité avec le règlement de la consultation.

Le travail de cadrage, rigoureux aux limites du tatillon, qui préside à l’élaboration du cahier des charges et du règlement de la consultation ne doit pas avoir d’autre finalité que celle d’aboutir à une analyse des offres, au choix d’un titulaire et à une exécution du marché dans les conditions les plus sereines possibles. Souhaiter la mutualisation dans ce domaine est un choix, et pas le plus simple.

Le lot et les possibles

Mettre au point un cahier des charges, qui porte officiellement le nom de cahier des clauses particulières (CCP), c’est donc, pour un marché de fourniture de livres, rédiger le document à valeur contractuelle qui décrit la nature et le contenu des ouvrages que l’on souhaite acheter, les modes opératoires de sélection préalables à l’achat, de livraison, de récupération éventuelle des notices bibliographiques, de facturation, de retour d’ouvrages défectueux, etc. Les exigences du CCP sont le reflet des exigences du circuit du document propres à chaque bibliothèque : on ne demande pas la même chose à son fournisseur selon qu’on utilise ou non le module acquisitions du SIGB, que l’équipe des magasiniers est suffisamment nombreuse ou non pour effectuer des permanences de livraison, que nos usagers sont majoritairement des étudiants en début de cursus impatients de trouver les ouvrages au programme en rayon ou des chercheurs soucieux d’un état complet de collections. Être trois bibliothèques à mettre en commun des exigences démultiplie singulièrement les possibles. Chaque article du CCP permet de décrire précisément les attendus en matière de contenu et montant des lots, de caractéristiques techniques des prestations, de mode de passation des commandes, de délais et conditions d’exécution des prestations, de pénalités de retard et de modalités de paiement.

Le dialogue qui a prévalu dans la phase préparatoire du marché a permis pour le marché mutualisé SCD – Sainte-Geneviève – Sainte-Barbe de trouver assez rapidement une vision synthétique à adopter pour l’allotissement du marché.

L’allotissement est le processus de découpage, régi notamment par les articles 10 et 27 du code des marchés publics, qui permet de regrouper sous un même chef les biens de nature équivalente et, symétriquement, de scinder les prestations lorsqu’elles sont de nature différente. L’allotissement est vivement encouragé par le code, car il permet de coller au plus près de la réalité des prestations souhaitées et de la structure du secteur économique concerné. Il est même considéré comme le mode de présentation par défaut : article 10 « Afin de susciter la plus large concurrence, et sauf si l’objet du marché ne permet pas l’identification de prestations distinctes, le pouvoir adjudicateur passe le marché en lots séparés dans les conditions prévues par le III de l’article 27 ». L’allotissement ne doit cependant pas aboutir à découper artificiellement des prestations identiques afin, par exemple, d’être desservi pour un même type de biens par deux fournisseurs différents. Il ne doit pas non plus découper artificiellement les prestations afin de baisser artificiellement les seuils des montants estimés dans le but de passer par une procédure d’attribution plus souple (celle du marché à procédure adaptée, par opposition à la procédure d’appel d’offre).

L’allotissement par bibliothèque étant par nature interdit par le code sauf à prouver une spécificité fonctionnelle et, quoi qu’il en soit, contraire à la démarche de mutualisation, deux types d’allotissement étaient possibles pour le marché SCD – Sainte-Geneviève – Sainte-Barbe : un allotissement géographique ou un allotissement linguistique. Concrètement, une formulation du type :

• lot 1 : fourniture de documents publiés en France,

ou du type :

• lot 1 : fourniture de documents de langue française.

Sans s’attarder excessivement sur ces formulations, on se rend bien vite compte qu’elles ne permettent pas d’acquérir les mêmes ouvrages. Le critère géographique du premier exemple exclut par exemple d’acheter les ouvrages publiés par Droz. Le critère linguistique du deuxième exemple fera obstacle à l’acquisition d’ouvrages en langue non française publiés en France (langues régionales, publications savantes). Rajouter « et dans les pays francophones » au premier exemple serait une solution, qui implique toutefois de trouver et de sélectionner un fournisseur qui soit aussi performant sur le secteur de l’édition française que sur celui de l’édition francophone, qui n’ont pas grand-chose de commun. Ainsi va le travail de synthèse pour l’allotissement, entre les exigences du code et la réalité des métiers d’acquéreur et de celui de libraire. Il est important durant toute cette étape de pouvoir s’appuyer sur la présence et le savoir-faire d’un service des marchés, dont les compétences viennent compléter celles des bibliothécaires.

Pour le marché qui nous intéresse, le travail d’allotissement a abouti, au cours de la période de deux mois passées à l’élaboration du CCP, à la répartition suivante :

• Lot 1. Fourniture de livres, suites et collections, supports multimédias (DVD, CD audio, Méthodes de langue, etc.) de langue française d’édition courante.
• Lot 2. Fourniture de livres, suites et collections de langue française à diffusion restreinte – Antiquariat
• Lot 3. Fourniture de livres reliés de langue française d’édition courante
• Lot 4. Fourniture de livres, suites et collections, supports multimédias (DVD, CD audio, Méthodes de langue, etc.) publiés dans les pays anglo-saxons – Antiquariat
• Lot 5. Fourniture de livres, suites et collections, supports multimédias (DVD, CD audio, Méthodes de langue, etc.) publiés en Allemagne, Autriche, Suisse, Benelux, Europe de l’Est et Europe centrale – Antiquariat
• Lot 6. Fourniture de livres, suites et collections, supports multimédias (DVD, CD audio, Méthodes de langue, etc.) publiés dans les pays de langues espagnole, catalane et portugaise, à l’exception des ouvrages publiés au Brésil – Antiquariat
• Lot 7. Fourniture de livres, suites et collections, supports multimédias (DVD, CD audio, Méthodes de langue, etc.) publiés en Italie, au Vatican – Antiquariat
• Lot 8 Fourniture de livres, suites et collections, supports multimédias (DVD, CD audio, Méthodes de langue, etc.) publiés dans les pays de langues scandinaves, et finno-ougriennes.

Le marché étant passé au titre de l’université Sorbonne Nouvelle – Paris 3, chaque bibliothèque émarge à chaque lot, mais sans contrainte de commande. La seule contrainte est celle du respect des seuils minimum et maximum de montants d’achat, additionnés pour les trois entités.

Après avoir défini ce que signifient, dans le cadre du CCP, les notions d’antiquariat, de publications d’édition courante et d’ouvrages à diffusion restreinte, et annexé à chaque lot une liste de commande type ainsi qu’une grille de réponses destinées à permettre l’évaluation des performances affichées par les candidats, il ne restait plus qu’à publier l’appel à candidature, à recueillir les offres et à les analyser.

Le repas de famille : la commission d’attribution

Que la dimension humaine (trop humaine) du fonctionnement des services ressurgisse au moment de l’analyse des offres et de l’attribution des lots n’est pas outre mesure surprenant : chaque établissement fait sa lecture des offres et voit ce qu’elles contiennent de bon pour lui ; il n’a de cesse de faire partager son avis aux autres. Les efforts de partage liés à la mutualisation sont sans conséquence ou presque lorsqu’il s’agit de debriefer sur un marché qui s’achève ou même d’écrire le CCP idéal. C’est bien autre chose de s’engager collectivement, sans sacrifier ses spécificités, pour l’avenir, et sur un sujet aussi crucial pour une bibliothèque que l’achat de livres.

Les points potentiels de blocage d’une commission d’attribution pour un marché mutualisé sont nombreux, quasi-infinis, et certaines séances de travail entretiennent des liens de similitudes frappantes avec les pires des repas de famille : entre le cousin qui n’a jamais répondu à l’invitation, qui arrive les mains vides et trouve le dessert trop sucré, la maîtresse de maison levée depuis l’aube pour tout préparer et qui a épuisé dès le premier quart d’heure son potentiel de tolérance, la belle sœur fatiguée des festivités réitérées qui finit par exploser, et le beau-père blasé tenté de dire oui à tout pour avoir la paix sans le faire jamais vraiment. Au cours d’une même réunion, ces rôles-types peuvent bien sûr s’échanger, au plus grand bénéfice de la collectivité. Revenir aux fondamentaux du code, du CCP et des critères de notation permet d’éviter que le dispositif n’explose en plein vol. Le rôle de conseil et d’accompagnement du service des marchés est alors déterminant. En situation de tension, c’est à lui qu’il revient de rappeler tout le monde au règlement, et en particulier qu’il n’est pas possible de déclarer une consultation infructueuse ou sans suite uniquement au motif que la commission d’attribution ne parvient pas à une conclusion acceptée par tous.

L’infructuosité d’un marché ne peut être déclarée qu’en cas d’absence d’offres, et/ou d’offres non conformes, c’est à dire, selon l’article  35 du code des marchés publics : en cas d’offre irrégulière¹, en cas d’offre inappropriée² ou en cas d’offre inacceptable³. La tentation est grande en situation de conflit au sein de la commission d’attribution, de trouver un motif d’infructuosité : c’est en effet le seul motif qui autorise à relancer une consultation sur une procédure allégée. Un marché peut par ailleurs être déclaré sans suite, mais uniquement pour des motifs d’intérêt général, qu’il faut justifier. Si les crispations ont pour seul motif des avis inconciliables et une interprétation par trop subjective des critères de notation de la part d’une bibliothèque qui voudrait à tout prix favoriser « son » candidat, il n’y a pas d’autre issue que celle d’un rappel au code, de la part du service des marchés ou du secrétaire général. Les recours de la part des candidats non-retenus sont coutumiers, et l’analyse rendue par la commission doit être en tous points conformes aux exigences formulées dans le cahier charges et le règlement de la consultation.

Une fois passées les longues semaines d’analyse des offres et de navettes diplomatiques entre les bibliothèques, une fois relâchées les tensions de la commission finale, l’attribution des lots est notifiée à chaque titulaire, auprès desquels les bibliothèques peuvent entrer en contact pour commencer leur travail d’acquisition.

Passer un marché de livres mutualisé, c’est-à-dire faisant primer la nature des ouvrages sur l’identité des bibliothèques, implique pour chacune d’être parfaitement au clair sur ses attentes. Accepter la mutualisation pour ce type d’achat, c’est partir du principe que l’identité de l’établissement n’est ni dans son nom, ni dans son héritage, mais dans ses pratiques professionnelles et sa capacité à les formaliser pour soi et pour les autres. Les tensions sont sans doute inévitables dès qu’il s’agit de choix collectifs engageant la responsabilité de chacun ; l’essentiel reste de parvenir à vivre quatre ans avec un fournisseur à la hauteur de nos attentes communes et de nos besoins spécifiques. Mutualiser en la matière, c’est, en fait, un colossal travail de politique documentaire.

1. Offre qui, tout en apportant une réponse au besoin du pouvoir adjudicateur, est incomplète ou ne respecte pas les exigences formulées dans l’avis d’appel public à la concurrence ou dans les documents de la consultation. [↩]
2. Est inappropriée une offre qui apporte une réponse sans rapport avec le besoin du pouvoir adjudicateur et qui peut en conséquence être assimilée à une absence d’offre. [↩]
3. Une offre est inacceptable si les conditions qui sont prévues pour son exécution méconnaissent la législation en vigueur, ou si les crédits budgétaires alloués au marché après évaluation du besoin à satisfaire ne permettent pas au pouvoir adjudicateur de la financer. [↩]

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