Des chiffres et des lettres : externalisation de l’équipement dans le cadre d’un marché mutualisé de la reliure

La bibliothèque interuniversitaire Sainte-Barbe a fêté en mars 2014 les cinq ans de son ouverture au public. La constitution de ses collections avait commencé longtemps avant cette date, en 2000. Fin 2008 la bibliothèque avait déjà acquis 120 000 volumes et en comptait plus de 130 000 avant le premier désherbage de ses collections, un an plus tard.

Le choix de l’externalisation de l’équipement des monographies à la bibliothèque a donc été décidé dès la préfiguration de l’établissement.

Tous les ouvrages acquis avant l’ouverture au public furent équipés par un prestataire extérieur : plastification, renforcement, et pose des étiquettes de cotes, ou rondage.

Depuis 2009 la bibliothèque Sainte-Barbe continue à externaliser l’équipement1 de ses livres auprès d’un prestataire de service. Toute bibliothèque universitaire ou publique étant soumise aux procédures du code des marchés publics2, les opérations de reliure et d’équipement des ouvrages donnent lieu à un appel d’offres.

Le marché de reliure de la bibliothèque Sainte-Barbe, tout comme le marché d’acquisition des livres et celui des périodiques, est un marché mutualisé. Il rassemble les bibliothèques interuniversitaires rattachées à l’université Sorbonne Nouvelle – Paris 3 (la bibliothèque Sainte-Geneviève et la bibliothèque Sainte-Barbe) et la Direction des Bibliothèques Universitaires (DBU).

L’intitulé complet du cahier des clauses particulières (CCP) pour ce marché mutualisé est : « Cahier des clauses particulières (CCP) – Marché de prestations de reliure des monographies et des périodiques, hors opérations patrimoniales, pour la Direction des Bibliothèques Universitaires (DBU) de l’université Sorbonne Nouvelle – Paris 3, et les bibliothèques interuniversitaires rattachées : Bibliothèque Sainte-Barbe et Bibliothèque Sainte-Geneviève ».

Le Cahier des Clauses Particulières (CCP)

Le recensement des besoins d’établissements aussi divers au sein d’un même marché fut, dans ce contexte, une étape particulièrement importante. L’écart est grand entre les pratiques de reliure de la bibliothèque Sainte-Geneviève, riche de ses collections patrimoniales et ne prêtant pas ses ouvrages, et celles de la bibliothèque Sainte-Barbe qui n’a aucune mission de conservation et une politique de prêt très large.

La nécessité d’allotir le marché s’est très vite imposée : quatre lots ont été nécessaires afin de couvrir les besoins de tous les établissements concernés.

Lot n°1 : reliure mécanisée des monographies neuves, récentes ou usagées.

Lot n°2 : reliure avec passure en carton des monographies neuves, récentes ou usagées.

Lot n°3 : reliure mécanisée ou reliure avec passure en carton des périodiques neufs, récents ou usagés.

Lot n°4 : plastification souple ou rigide, et renforcement des monographies neuves ou récentes, avec ou sans la pose d’une étiquette de cote.

(Extrait du Cahier des Clauses Particulières, marché 2014-17)

La bibliothèque Sainte-Barbe est concernée principalement par le lot 4 et, à la marge, par le lot 3 pour les quelques titres de revues envoyés à la reliure.

Dans chaque lot sont détaillées les prestations attendues. Pour le lot 4 : les divers types de traitements souhaités pour la plastification et le renforcement des ouvrages, ainsi que les spécificités des cotations que le relieur devra effectuer pour l’un ou l’autre des établissements.

Le CCP décrit également par lot et par établissement les modalités d’exécution du marché, et en particulier les délais auxquels le prestataire est tenu. Comme tout établissement ayant externalisé les opérations d’équipement de ses ouvrages, la bibliothèque Sainte-Barbe vit au rythme des départs et des arrivées des trains de reliure. Le sous-effectif chronique de l’établissement en personnel de magasinage surimpose ses contraintes à celles du calendrier : il n’est pas envisageable de mobiliser plus d’une fois par semaine les quatre magasiniers sur les grosses opérations de réception et d’envoi. Les livraisons se succèdent chaque mercredi : une semaine ce sont les livres neufs qui arrivent à la bibliothèque en provenance du libraire et, la semaine suivante, le relieur procède simultanément à l’enlèvement des ouvrages estampillés et catalogués partant à l’équipement et à la livraison des ouvrages équipés enlevés quinze jours plus tôt3. La régularité et la continuité du service doivent être garanties tout au long de l’année car toute interruption des trains de reliure se traduirait par l’impossibilité de mettre les acquisitions à disposition du public.

Les livres séjournent donc deux semaines chez le prestataire qui doit traiter dans le délai fixé par le CCP un nombre d’ouvrages fluctuant au rythme de la volumétrie des acquisitions4.

À cette spécificité s’ajoute celle du rondage.

Le rondage

« Les étiquettes sont de format proche de 24 mm de large sur 31 mm de haut, avec un liséré de couleur dans la partie supérieure, dont la couleur est déterminée par le code de collection. Le tableau exhaustif des codes de collection et leur correspondance en terme de lisérés de couleur est portée en Annexe 2 au présent Cahier des Clauses Particulières (CCP). La police utilisée est du type Univers 16 gras, les caractères toujours centrés sur l’étiquette.

Le libellé de la cote est réparti sur 6 lignes de hauteur fixe et égale, les lignes étant remplies ou non selon la structure de la cote, à savoir de haut en bas… »

(Extrait du Cahier des Clauses Particulières, marché 2014-17)

La bibliothèque Sainte-Barbe utilise pour indexer ses ouvrages une Classification Décimale de Dewey (CDD). Tous les catalogueurs se référent à un Dictionnaire des cotes5 pour l’indexation de leurs acquisitions et la construction des cotes. Les indices courts sont privilégiés, les plus longs ne dépassent pas 9 chiffres.

Donc, dans le cas le plus basique, une cote est constituée d’un indice CDD chiffré suivi des trois premières lettres du nom de l’auteur, par exemple :

342.023[saut de ligne]BOU

pour le Manuel de droit général d’Alain Boudon.

Ce qui, a priori, n’est pas très complexe si la règle ne souffrait de nombreuses exceptions.

Tout d’abord le liséré de couleur

Chaque étiquette de cote porte un liséré de couleur correspondant à un grand domaine thématique. Ces lisérés, qui facilitent le rangement des ouvrages, sont associés dans le SIGB à des codes de collection. Il en existe 28 à la bibliothèque.

Puis les cotes elles-mêmes

Les particularités liées aux corpus

Les indices chiffrés sortent parfois de la stricte orthodoxie de la CDD pour permettre d’identifier des corpus au sein des disciplines. Ces corpus sont des listes closes organisées le plus souvent autour de personnes physiques (auteurs en littératures et en sciences humaines, réalisateurs, chorégraphes, photographes en arts, etc.). Ce modèle a été étendu à l’informatique, pour classer les ouvrages au nom du logiciel ou du langage de programmation.

Ainsi, à la cote :

84/4[saut de ligne]PRO[saut de ligne]al

on trouvera À l’ombre des jeunes filles en fleurs de Marcel Proust. On y voit, non pas un indice Dewey, mais un indice chiffré comportant une barre oblique, les trois premières lettres du nom de l’auteur, et les deux premières lettres du titre. Les indices chiffrés conservent toutefois la racine de l’indice Dewey, permettant ainsi le classement de Proust dans le fonds de littérature française dont les indices CDD commencent tous par 84[X].

Comme il convient de regrouper les ouvrages d’un auteur de corpus avec ceux consacrés à ce même auteur, on trouvera un peu plus loin sur le rayonnage à :

84/4[saut de ligne]PRO[saut de ligne]1

le Proust de Jean-Yves Tadié. Cette fois, c’est un chiffre ajouté aux trois premières lettres du nom de l’auteur qui permet le classement des œuvres sur Proust après celles des œuvres de Proust.
En littérature toujours, les chiffres peuvent aussi être précédés de lettres, par exemple :

CO[saut de ligne]86[saut de ligne]GAR[saut de ligne]ci

pour les Cien años de soledad de Gabriel Garcia Marquez. Les deux à trois premières lettres précédant les chiffres désignent le pays d’origine des auteurs, ici la Colombie pour un auteur hispanophone en-dehors de l’Espagne.

Les particularités liées aux formats

Il y a tout d’abord le cas fréquent des livres peu épais6 pour lesquels un retour à la ligne est nécessaire dans l’indice chiffré afin que l’étiquette de cote soit bien lisible une fois apposée sur le dos de l’ouvrage.

Une cinquantaine de livres d’art de très grand format sont rangés à part dans un meuble à atlas pourvu d’un lutrin, leur cotation indique qu’on peut les trouver dans ce meuble et qu’ils doivent être remis en place au même endroit, ce qui se traduit par :

Folio[saut de ligne]709.204[saut de ligne]RIVE

pour Diego Rivera : toutes les œuvres murales de Luis-Martin Lozano.

Dans le fonds des arts, Diego Rivera est un auteur de corpus ce qui explique le RIVE en lieu et place du LOZ, mais pourquoi 4 lettres ?

Les particularités liées aux homonymies

En cas d’homonymie, fréquente dans les corpus, une quatrième lettre est ajoutée au nom de famille de l’auteur. Si c’est insuffisant on rajoute encore, accolées aux majuscules, la première voire les deux premières lettres du prénom en minuscules, ce qui permet de classer Anna Freud FREUa à part de Sigmund Freud FREUs et de séparer Thomas Wolfe WOLFth de Tobias Wolff WOLFto.

En conclusion, les cotes sont constituées d’indices chiffrés (sur une ou deux lignes) au milieu desquels peuvent s’intercaler des caractères typographiques ; des lettres ou des chiffres peuvent en outre s’ajouter au début ou à la fin des cotes, nécessitant ou non des lignes supplémentaires…

A l’inverse certaines cotes peuvent être si succinctes qu’elles ne comportent pas le nombre ou le type de caractères « réglementaires » minimum résultant de l’application stricte de la CDD (soit trois chiffres suivis de trois lettres), par exemple 005.1 C ou 005.1 C++ (corpus d’informatique, ouvrages sur C et C++), ou bien encore ne pas relever d’une indexation chiffrée comme USU R3E (usuels du 3e étage, aile Écosse).

Lors de la rédaction du CCP, afin que les candidats soient en mesure de comprendre et donc de pouvoir répondre de façon adéquate à la demande de la bibliothèque Sainte-Barbe, les besoins en matière d’impression des étiquettes de cotes ont été détaillés et illustrés de nombreux exemples7 :

Ligne 1 : liséré de couleur ou aucune couleur (largeur fixe)

Cf. codes couleur à l’annexe 28

Ligne 2 : cinq possibilités

  • Cinq lettres majuscules et/ou minuscules
  • De une à trois lettres majuscules suivies de chiffres ou d’un indice chiffré comprenant un point
  • Trois chiffres
  • Un indice chiffré comprenant un point (.)
  • Un indice chiffré comprenant une barre oblique ( / )

Ligne 3 : cinq possibilités

  • Un indice chiffré comprenant un point (.)
  • Des chiffres et espace(s) si la ligne 2 n’a pas suffi. Dans ce cas, le rejet sur la ligne 3 du complément d’indice chiffré se fait toujours après le point qui termine la ligne 2.
  • Trois lettres majuscules suivies de 1 à 2 chiffres
  • Quatre lettres majuscules suivies de 1 à 2 chiffres
  • Vide

Ligne 4 : toujours vide

Ligne 5 : quatre possibilités

  • Trois à cinq lettres majuscules
  • Trois à cinq lettres majuscules comprenant une barre oblique ( / )
  • Quatre lettres majuscules et une lettre minuscule
  • Quatre lettres majuscules et deux lettres minuscules

Ligne 6 : Cinq possibilités

  • Le chiffre 1
  • Le chiffre 1 suivi de deux lettres minuscules
  • Deux lettres minuscules
  • Trois à quatre lettres majuscules
  • Vide

(Extrait du Cahier des Clauses Particulières, marché 2014-17)

etiquette-cote

Afin de pouvoir rédiger ces spécifications il a fallu charger l’ensemble des ouvrages de la bibliothèque (soit environ 148 000 lignes fin 2013) dans une table Access9. L’application de filtres sur les codes de collection et des tris successifs ont permis de s’assurer que, par exemple, la ligne 2 d’une étiquette de cote peut commencer par une à trois lettres majuscules, mais n’en compte jamais quatre.

Les résultats obtenus suite à cette vérification empirique ont ensuite été contre vérifiés par :

  • La relecture attentive du Dictionnaire des cotes, en particulier des notes d’application.
  • La consultation des divers articles de l’intranet décrivant les divers corpus de la bibliothèque et la construction des cotes qui leur sont applicables.
  • Une enquête pour connaître les éventuelles évolutions prévisibles en matière de cotations.

Le recensement des besoins préalable à la rédaction du CCP avait permis de comprendre qu’un développement particulier serait nécessaire afin de pouvoir répondre à cette complexité. Il a donc été demandé dans le CCP le développement d’un logiciel permettant d’automatiser l’impression des cotes et une copie de cette application pour la bibliothèque Sainte-Barbe.

Cette copie du programme permet de procéder en interne aux recotations en imprimant des étiquettes en tout point semblables à celles apposées sur les livres neufs.

Il est à noter que toute demande de développement ou toute autre demande de ce type nécessite de faire appel à des prestataires extérieurs, et va entraîner des coûts pour les titulaires des marchés, coûts qui devront ensuite être amortis.

La présence d’outils communs de travail (Dictionnaire des cotes, listes des corpus,…) est tout à fait essentielle dans le cadre d’une externalisation du rondage. Une fois le logiciel développé, il ne pourra être modifié pendant toute la durée du marché sauf, bien entendu, à devoir payer au prestataire les coûts d’un nouveau développement logiciel et de sa copie.

Une stabilité, non des indices chiffrés, mais de la structure des étiquettes de cotes sur plusieurs années est donc une nécessité.

L’utilisation d’une classification normée (CDD ou CDU), une liste fermée des indices chiffrés validés, des pratiques d’indexation communes sont, dans ce contexte, les outils et les garants non seulement de la cohérence de l’indexation et des pratiques au sein de l’établissement mais aussi de cette stabilité structurelle si essentielle à la qualité du travail du prestataire.

  1. L’équipement des ouvrages comprend habituellement les opérations de plastification, de renforcement, de rondage, de pose de codes à barres et d’antivols. []
  2. http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?cidTexte=LEGITEXT000005627819 []
  3. Les codes à barres sont posés sur les livres neufs avant le catalogage afin de pouvoir signaler ceux-ci dans le Sudoc, en revanche, les puces RFID sont posées et encodées après le retour des ouvrages équipés afin d’être accessibles en cas de problèmes techniques ultérieurs. []
  4. En moyenne 23 trains de reliure partent chaque année chez le relieur, leur volumétrie varie de 50 à 1200 ouvrages. []
  5. Le Dictionnaire des cotes est un outil d’indexation commun à l’ensemble des responsables de collection, il répertorie l’ensemble des indices chiffrés en usage à la bibliothèque, limitant ainsi leur nombre. Il permet aussi une stabilité de l’indexation, sa dernière mise à jour date de septembre 2014. []
  6. Aux termes du CCP, les ouvrages de moins de 1 cm d’épaisseur sont cotés sur le plat de couverture mais, dans la mesure du possible, on évite cet emplacement pour les étiquettes, quitte à ce que le relieur ne respecte pas la graisse ou la taille de la police demandées dans le CCP. []
  7. La largeur du liséré a été spécifiée au CCP et la liste des exemples explicitement désignée comme non exhaustive. []
  8. Les codes couleur ont été décrits en RVB et en hexadécimal afin de garantir une stabilité dans le temps des couleurs des lisérés. Les changements d’imprimantes chez le(s) prestataire(s) ou à la bibliothèque étant en eux-mêmes des facteurs suffisants de variabilité. []
  9. Depuis le SIGB Aleph, via le module statistique ARC. []

2 réflexions sur « Des chiffres et des lettres : externalisation de l’équipement dans le cadre d’un marché mutualisé de la reliure »

  1. Bonjour
    Il m’aurait aussi intéressé de savoir ce qui avait motivé ce choix d’organisation. J’imagine que cela a à voir avec le « sous effectif chronique de l’établissement » mais, dans ce cas, avez-vous pu évaluer la compétitivité de l’externalisation, en particulier pour l’équipement standard des livres ?
    cordialement
    SC

    1. Cher collègue,
      Merci tout d’abord de votre intérêt pour cet article.
      Comme vous l’avez bien compris le choix d’externaliser à la fois l’équipement et la cotation repose sur un manque d’effectif (un seul poste de magasinier titulaire depuis la phase de préfiguration jusqu’à ce jour).
      Il n’était pas envisageable dans ces conditions de traiter les ouvrages en interne, tant dans la phase de préfiguration de la bibliothèque (jusqu’à 23 000 acquisitions annuelles) que dans la période actuelle (10 000 acquisitions annuelles, auxquelles viennent s’ajouter toutes les autres tâches de gestion des collections).
      Quant à l’évaluation des coûts, elle a été faite dans le cadre des procédures de marché public. Il n’y avait pas, en interne, de contre modèle économique à celui de l’externalisation.
      En espérant avoir répondu à vos interrogations
      Je reste bien entendu à votre disposition pour tous renseignements.
      Bien cordialement

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